Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере - Алексей Гладкий

♦ Ведение картотеки сотрудников с отражением самой подробной информации по каждому сотруднику: персональные данные, образование, сведения о трудовой деятельности, сведения о воинском учете, семейное положение, адрес, наличие дополнительных знаний и т. д.

♦ Работа с приказами: настройка, создание, редактирование, вывод на печать, формирование отчетности.

♦ Формирование структуры предприятия с отражением всех его структурных подразделений, отделов, служб и т. д.

♦ Настройка и формирование штатного расписания предприятия (компании) с отражением подробной информации по каждой штатной единице с помощью ведения карточек штатных единиц.

♦ Формирование разнообразной отчетности по кадровому учету.

♦ Тонкая настройка программы применительно к особенностям конкретного предприятия.

♦ Ведение табельного учета рабочего времени, отдельно по каждому структурному подразделению предприятия.

♦ Расчет сумм платежей в бюджет и внебюджетные фонды из заработной платы сотрудников предприятия.

Помимо перечисленных, с помощью программы вы можете решать и иные задачи кадрового учета, возникновение которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Отличительной чертой программы «АИТ: Управление персоналом» является то, что она имеет ярко выраженную модульную структуру. Она включает в себя четыре модуля: АиТ-Кадры, АиТ-Зарплата, АиТ-Табель и АиТ-ППУ (модуль персонифицированного учета). Кроме этого, в программе имеется также модуль АиТ-Конфигуратор, предназначенный для администрирования и настройки системы, а также для обслуживания базы данных.

Модуль АиТ-Табель предназначен для ведения табельного учета рабочего времени: настройка и формирование табелей, работа с шаблонами графиков и с плановыми графиками, формирование отчетности по табельному учету.

В модуле АиТ-ППУ осуществляется ведение персонифицированного учета, с формированием и выводом на печать соответствующей отчетности.

Модуль АиТ-Кадры предназначен для автоматизации кадровой работы на предприятии. Средствами данного модуля осуществляется выполнение следующих операций: прием сотрудников на работу, увольнение с работы, ведение картотеки сотрудников, графика отпусков, формирование разнообразных приказов по кадровому учету, формирование и редактирование штатного расписания предприятия, ведение многих справочников, формирование отчетности по кадровому учету и др.

В модуле АиТ-Зарплата ведутся работы по расчету и начислению заработной платы сотрудникам предприятия и расчету сумм платежей в бюджет и внебюджетные фонды от сумм начисленной заработной платы. Здесь же осуществляется ведение многих справочников, а также использование официально утвержденных справочников (Общероссийский классификатор стран мира, Коды регионов РФ, т др.). В этом же модуле выполняется формирование разнообразной отчетности по заработной плате сотрудников предприятия.

Доступ к модулям осуществляется с помощью соответствующих команд меню Пуск, рис. 5.1, или с помощью ярлыков, которые появляются на рабочем столе по завершении инсталляции.

Рис. 5.1. Команды для запуска модулей системы

Стоит отметить, что структура модулей программы построена по одному принципу. В верхней части интерфейса расположено главное меню модуля, предназначенное выбора режимов работы системы и выбора соответствующих функций. Сразу под главным меню находится инструментальная панель, кнопки которой дублируют ряд команд главного меню. Эта панель инструментов называется Основная.

Вдоль левой кромки интерфейса находится еще одна инструментальная панель, которая предназначена для работы с различными окнами программы. Эта панель инструментов называется Дополнительная. Содержимое данной панели зависит от текущего режима работы – например, в режиме работы со списком сотрудников в ней будут одни кнопки, при просмотре карточки сотрудника – другие, при работе со штатным расписанием – третьи, и т. д. По умолчанию названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши; примеры кнопок – Добавить, Удалить, Обновить, Закрыть и т. д.

Не стоит забывать, что инструментальная панель Дополнительная – это единственный инструмент, с помощью которого можно выполнять те либо иные действия в окнах модулей (за редким исключением). Большинство окон программы не имеют стандартных для Windows-приложений инструментов – главных меню, контекстных меню, кнопок управления и т. д., поэтому любые действия в них выполняются только с помощью дополнительной панели инструментов.

Теперь познакомимся с программой «Кадровый учет», которая предназначена для автоматизации кадрового учета на небольших предприятиях. Она является условно-бесплатной и создана российскими разработчиками.

Возможности программы предусматривают ввод, обработку и хранение информации о большом количестве сотрудников – по этому показателю программа сравнима с системами автоматизации кадрового учета на крупных предприятиях, однако имеющейся функциональности для средних и крупных предприятий может быть недостаточно. Кроме этого, демонстрационная версия программы не позволяет вводить в базу данных более 25 сотрудников.

После запуска программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс в режиме работы со списком сотрудников (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Программа «Кадровый учет»

Как видно на рисунке, программа обладает интерфейсом типичного Windows-приложения. В верхней части интерфейса содержится главное меню, с помощью команд которого осуществляется переход в те либо иные режимы работы (ввод и редактирование личной карточки сотрудника, заполнение справочников, вызов справочной информации, формирование отчетов и др.).

Под главным меню расположена инструментальная панель программы, включающая в себя несколько кнопок. Кнопки эти отображаются без названий, но при подведении указателя мыши к каждой кнопке на экране появляется соответствующая всплывающая подсказка, позволяющая определить назначение данной кнопки.

Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, содержимое которого может зависеть от текущего режима работы.

В целом стоит отметить, что программа «Кадровый учет» довольно проста в эксплуатации, поэтому с ней могут работать даже малоопытные пользователи. Интерфейсы ее интуитивно понятны, инструментарий очевиден и удобен.

Прежде чем приступить к работе, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры настройки программы. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команды главного меню Настройки ▶ Параметры программы, вызываемой также нажатием клавиши F9. Кроме этого, нужно ввести исходные данные в справочники программы, в частности – сформировать список структурных подразделений предприятия, должностей, графиков работ, видов отпусков и др. Переход к справочникам осуществляется с помощью соответствующих команд подменю Настройки ▶ Справочники. Отметим, что дополнять и редактировать содержимое справочников можно будет и позже, по мере эксплуатации программы, но намного удобнее ввести необходимый минимум сведений сразу.