Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие - Ли Кокерелл

Повседневная рутина необходима. Поэтому операционные инструкции, проверки, ежедневный распорядок, нормы и правила являются неотъемлемым аспектом деятельности любой успешной организации. В качестве примера можно привести такие компании, как Marriott и Disney. Как часто вы подчеркиваете значимость всех этих мер в вашей организации? Учтите, что она может стать успешной только в том случае, если вы справитесь с беспорядочностью и отсутствием последовательности в работе.

Теперь давайте предположим, что вы и ваши коллеги не только понимаете всю важность перечисленных выше процедур, но и действительно используете их. Система ежедневного планирования сделает вашу работу еще более продуктивной и эффективной и позволит вам справляться со всеми делами в строго отведенные сроки. Как раз этому я и постараюсь вас научить. Могу заверить, что вы не пожалеете о потраченном времени. Время – это как раз то, чему посвящена эта книга.

Совершенна ли эта система? Нет, не совершенна! Однако она не так уж и плоха, и, следуя ей, вы продвинетесь дальше, чем многие люди на этой планете. Большинство из них не имеют ни малейшего понятия, над чем и когда им работать, и очень немногие используют систему, чтобы справиться с важными делами.

Знать, что надо делать, и действительно делать – две абсолютно разные вещи. Моя мысль может показаться вам банальной. Но вы будете удивлены, узнав, как много людей живет так, будто это вовсе не очевидно. Они знают, что должны делать, но у них нет системы, заведенного порядка или режима дня, которые помогли бы им справиться со всеми делами, особенно с теми, которые окупятся лишь через какое-то время. Многие из нас надеются, желают и молятся, чтобы все само собой наладилось. Но, к сожалению, мы слишком хорошо знаем, что большинство надежд не оправдывается, желания не сбываются, а молитвы остаются без ответа. Нам необходимы хороший план и эффективные действия. Я советую вам записать ваши три самых главных желания, основные надежды и все, за что вы молитесь. Потом посмотрите, поможет ли система, с которой вы скоро познакомитесь, исполнить ваши мечты.

Вы пока сомневаетесь, стоит ли переходить на системный способ управления временем? Вам нужны еще доказательства, чтобы вы захотели овладеть этой наукой? Подумайте о следующем: как вы чувствуете себя в конце дня, когда вам надо было сделать 10 дел, а вы закончили только несколько, а то и ни одного? Не очень хорошо, правда? А как вы будете себя чувствовать, если и дальше изо дня в день, из недели в неделю не сможете справляться с важными делами? В вопросе нет никакой уловки. Ответ прост. У вас начнется депрессия, вам станет плохо, вы будете страдать. А как мы знаем из медицинских исследований, такие переживания очень опасны для здоровья.

Теперь задумайтесь: как вы чувствовали себя в тот день, когда вам надо было многое сделать и вы справились со всеми задачами? Когда вы завершили все, что хотели? И опять в этом вопросе нет подвоха. Вы чувствовали себя великолепно, правда? Вы чувствовали себя счастливыми. Вы чувствовали себя уверенно. И что, возможно, самое главное, вы чувствовали себя готовыми сделать еще больше.

Я уверен, вам приходилось бывать на собраниях, где менеджер говорил что-то подобное: «Мне нужен один доброволец, который возьмется за этот проект. Вам понадобится один день в неделю в течение нескольких месяцев. Ну, так кто же?» В этот момент в переговорной воцаряется тишина, сотрудники смотрят в пол, потому что не хотят, чтобы их заметили.

Может даже показаться, что слышно, как каждый из них молится, чтобы проект достался кому-нибудь другому. Поэтому многие люди, особенно студенты, предпочитают не занимать первый ряд, чтобы начальник (учитель) не заметил их.

И вдруг кто-то поднимает руку и говорит: «Я возьму проект. Я могу это сделать». Кто же наш смельчак? Скорее всего, самый занятой человек в комнате. Вот что еще я могу сказать о нем: он не только сильно загружен работой, но скоро вы его здесь не увидите. Почему? Потому что его повысят или другая компания, увидев восходящую звезду, предложит ему работу.

Этим человеком должны быть вы.

То, что я описал, происходит не только в коммерческих организациях, но и на собраниях жильцов, в храмах, в волонтерских группах, то есть везде, где люди совместно пытаются достичь определенной цели. Именно те, кто и так очень занят, поднимают руки и берут на себя еще больше обязательств, пока другие удивляются, как это им удается. Я объясню вам как. У них есть система. Сознают они это или нет, но они владеют упорядоченным методом работы. Они понимают, что могут включить в эту систему еще многое. Они никогда не говорят: «Я очень занят», или «У меня нет времени», или «Мы не можем это сделать, потому что все наши средства уже распределены».

Наличие системы – ваш пропуск в мир успешных людей. Как говорят руководители Southwest Airlines: «Существует лучший способ посадить самолет. Давайте так и сделаем».

Я смог убедить вас?

Я хотел бы отметить еще один плюс организационной системы. Подумайте о колоссальных дополнительных преимуществах. Когда вы сможете делать больше, награда будет не только материальной, но и умственной, и духовной. Вы начнете понимать, что способны достичь всего. Это чувство поднимет вашу самооценку и уверенность в себе, и в результате ваша деятельность и удовлетворение собой перейдут на более высокий уровень. Это уже будет «добродетельный круг»: чем выше ваши самооценка и уверенность в себе, тем лучше вы справляетесь с обязанностями и достигаете больших результатов, что, в свою очередь, опять ведет к росту вашей самооценки и уверенности в себе.

Вопрос о том, что мы можем или не можем контролировать, имеет большое значение для управления временем. Вот краткий ответ.

Одни события мы можем контролировать, другие – нет. Например, нам неподвластны погода, война, экономика. Когда дело касается обстоятельств, не поддающихся контролю, нам приходится к ним адаптироваться.

Также существуют события, которые мы не можем остановить, но можем к ним подготовиться и тем самым хотя бы частично их контролировать. Как я уже говорил ранее, чтобы это сделать, необходимо окружить себя знающими людьми, стараться предсказать возможный сценарий развития этих событий, постоянно тренироваться и совершенствовать умение преодолевать неожиданные ситуации, находиться в хорошей физической и психической форме и т. д.

Существуют также вещи, которые мы можем контролировать, но предпочитаем не делать этого. Сюда можно отнести, например, здоровье, лишний вес, возможность учиться, пенсионные накопления, дружеские и интимные отношения. Вы сами можете продолжить этот список.

Следующая категория: вещи, про которые мы только думаем, что способны их контролировать. Типичный пример – пытаться изменить других людей. Женатые пары могут подтвердить, что обычно все старания превратить слабости партнера в сильные стороны или из интроверта сделать экстраверта обречены на провал. В течение первой половины нашего брака я пытался изменить Присциллу, чтобы она стала больше похожа на меня. Я хотел, чтобы она, так же как и я, вела ежедневник. Но жена сказала, что он ей не нужен. Если ей понадобится что-нибудь сделать, то она запишет это в мой ежедневник. Я хотел, чтобы у нее в шкафу был такой же порядок, как и у меня. Она попросила меня держаться от ее шкафа подальше. Только какое-то время спустя я наконец понял очень простую вещь: она – Присцилла, а я – Ли и из нас двоих я могу контролировать только себя. Из всего этого я вынес очень важный урок: когда я перестроил Ли, то, к моему удивлению, Присцилла тоже изменилась в лучшую сторону.