Теория организации - Татьяна Федоренко

• мастерство коммуникации необходимо также для выражения действенности авторитета и воли руководителя.

В настоящее время выделяют следующие типы коммуникаций: внутриличностная, межличностная, коммуникация в малой группе, общественная, внутренне оперативная, внешне оперативная, личностная и др. [16].

Внутриличностная коммуникация – коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума.

Индивид является и посылающей, и принимающей стороной, его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком.

В этом типе коммуникации индивидуумы действуют и как принимающая, и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи – взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника этой коммуникации.

Коммуникация в малой группе – коммуникация, возникающая, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-то целью.

В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же.

Общественная коммуникация – коммуникация, возникающая, когда выступающий передает послание аудитории.

Она появляется тогда, когда группа становится слишком большой. Каналы те же, что и при межличностном общении, или общении в малой группе. Однако возможны более громкий голос, более экспансивные жесты и т. п.

Внутренне оперативная коммуникация – структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации.

Структура подразумевает, что коммуникация – часть деятельности организации.

Внешне оперативная коммуникация – коммуникация между организацией и теми образованиями, которые существуют вне ее.

Она связана с достижением организаций своих целей или межорганизационной деятельностью.

Личностная коммуникация – случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются.

Выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную [32].

При вербальной коммуникации в качестве символа используют слова человеческого языка. Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела. Вербальная коммуникация подразделяется на устную и письменную (табл. 10.1).

Таблица 10.1. Формы и методы коммуникации

Для взаимодействия с сотрудниками руководитель выбирает различные коммуникационные методы. Это выбор зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации. Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга.

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи. Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени.

Современные организации используют практически все доступные методы коммуникации для достижения стоящих перед ними целей. Наибольшее распространение получили следующие коммуникационные средства: внутриорганизационные правила и процедуры, меморандумы, справочник сотрудника, внутриорганизационные издания, электронная почта.

Внутриорганизационные правила и процедуры – письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.

Меморандум – формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому (нескольким).

Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания, тему послания. В форме меморандумов сегодня осуществляется от 60 до 80 % письменной коммуникации между руководителями и специалистами компаний в экономически развитых странах.

Справочник сотрудника – брошюра, содержащая основную информацию об организации, в которой работает сотрудник.

Сегодня справочники сотрудника являются неотъемлемым атрибутом коммуникационного процесса большинства организаций развитых стран. Они преследуют три основные цели:

1) изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;

2) объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;

3) предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Внутриорганизационные публикации (многотиражки, газеты, журналы) – периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью.

Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта дополняет внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов, высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров. Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации, объединять усилия сотрудников, которые находятся за тысячи километров друг от друга.

Однако использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы:

1) сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоционального аспекта в деловых отношениях;

2) объем информации создает угрозу перегруженности сотрудников и, в первую очередь, руководителей;

3) многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей.

Информационный обмен в каждой организации осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют, кто, с кем и в какой форме может общаться внутри предприятия. Для выполнения своих производственных функций сотрудники компании должны взаимодействовать, т. е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.