Личная эффективность: думать долгосрочно и действовать точно - Альберт Сафин

Как видите, всё те же открытые вопросы, силу которых вы уже знаете по всем предыдущим типам собраний.

Очень важно: первый пункт – о победах и успехах – должен выражаться в конкретных цифрах. Напишите каждому сотруднику, в зависимости от его должности, по каким параметрам ему нужно сделать подсчёт результатов. Например, ваш менеджер по продажам может дать такие цифры:

– За месяц я сделал 1000 звонков, из которых 150 перешли в тёплые переговоры. С пятьюдесятью клиентами я провёл личные встречи, 28 из них подписали договора, на общую сумму три с половиной миллиона рублей.

За то время, которое прошло с начала ведения вами регулярных собраний, цифры и факты накопились у всех. Теперь их останется только систематизировать.

Итак, сотрудники считают свои успехи, а вы как руководитель тоже готовитесь к этому собранию. Вам нужно будет не только рассказать о победах и планах компании в целом, но и обязательно проговорить миссию и общественно значимые цели компании. Об этом нужно регулярно напоминать, чтобы за цифрами не терялись, так сказать, высшие материи.

И вот, когда все пришли на собрание, вы начинаете его коротким вступлением, примерно такого содержания:

– Коллеги, спасибо, что все пришли вовремя. Мы – команда, которая не прекращает учиться, мы всегда работаем над извлечением уроков из наших побед и наших ошибок. Мне бы хотелось, чтобы вы все поделились своими впечатлениями и итогами этого месяца.

Далее – выступления сотрудников, а вы следите за регламентом. Будет правильным, если все собравшиеся поаплодируют каждому выступающему, особенно в той части, где он рассказывает о своих победах. Вообще, фокусировать внимание нужно на позитиве – успехах и достижениях.

В конце вы завершаете встречу обзором успехов компании и задачами на следующий месяц. Заодно проговорив миссию и цели как глобальное руководство и к нынешним, и к дальнейшим действиям всего коллектива. Подберите хорошую цитату. И обязательно – обязательно! – поблагодарите всех за отличную работу.

При таком плане собрания складывается очень позитивная картина общей деятельности: успехи каждого участника ведут к успехам компании, все развиваются в одном направлении и усиливают друг друга. Препятствия преодолеваются и уже не кажутся такими страшными.

То есть настоящий смысл собрания – сам процесс проговаривания, слушания и создания общего настроя. Цепочкой собраний вы приучаете сотрудников к постоянному размышлению и анализу. Вы побуждаете их тренировать мозг с помощью открытых вопросов и работать головой. Вы учите людей получать удовольствие от точного и осмысленного планирования жизни и преодоления препятствий.

И как раз на этапе ежемесячных собраний руководитель начинает ставить задачи своим сотрудникам. До этого каждый ставил себе задачи сам. И возможно, люди слегка себя жалели, задачи подбирали себе по силам, заведомо выполнимые. Теперь пришла пора ставить перед ними задачи посложнее. Вы уже знаете, кто из коллег на что способен. Начинайте сильнейшим из них повышать планку.

Допустим, ваш менеджер говорит:

– На следующий месяц моя задача – заключить тридцать договоров на сумму три миллиона восемьсот тысяч.

– Кирилл, – включаетесь вы, – а как насчёт того, чтобы сделать тридцать пять договоров на четыре с половиной миллиона? Что тебе нужно, чтобы выйти на новый уровень?

Посвятите этому следующее персональное собеседование с Кириллом, направьте и поддержите его. Вот так вы создаёте мощную команду победителей.

Честно говоря, я даже завидую вашим сотрудникам – как им повезло с руководителем!

И вот, наконец, собрание по итогам года.

Его главная цель – проанализировать уроки, преподнесенные этим годом, и применить полученный опыт в следующем году.

Конечно, оно будет самым масштабным и значительным в системе ваших регулярных собраний – на него нужно отвести два часа. Тем не менее, все принципы и правила собраний применимы и к этому. То есть: предутилизация, регламент, открытые вопросы, одинаковое время для выступлений, благодарность сотрудникам.

Поэтому не буду останавливаться на этих деталях, а сразу перейду к вопросам, которые нужно осветить на годовом собрании.

Вопросы

1. Какие ключевые для нас события мы отметим в уходящем году?Или можно сформулировать по-другому:

Какие ключевые для нас события мы создали за этот год?

Пусть каждый из присутствующих выскажется по очереди.

Очень полезно бывает начертить линию времени с месяцами, и на ней каждый из выступающих отметит события, о которых он говорит.

Дополнительный вопрос:

Как эти события повлияли на нас, на нашу компанию?

Его можно обсудить, если вы видите, что времени для этого достаточно.

2. Каким этот год был для нас? Чем запомнился? На что этот год был похож?

Предложите сотрудникам придумать метафору этому году. Например, для кого-то год «пролетел огненной кометой», а для другого – был «шоколадным тортом». Наиболее удачную метафору можно оформить в виде плаката и повесить в офисе.

3. Что стало самой большой победой в этом году? Чем мы больше всего гордимся?

Фокус – на позитив! Вопроса о самой большой проблеме прошедшего года не будет! Зато о победах можно поговорить и подольше. Возможно, у каждого своя победа, и если сложить их все вместе, то действительно можно заслуженно погордиться.

4. Какие препятствия мы преодолели в этом году? Какие уроки мы извлекли? Чему мы научились в этом году?

И снова обращу ваше внимание: это вопрос не о проблемах и проигрышах. Как и во всех других видах собраний, о препятствиях нужно говорить для того, чтобы видеть: все они преодолимы, и каждый член коллектива с ними успешно справлялся в течение всего года. В общем, препятствия нам не страшны, они делают нас только сильнее и опытнее.

Такое отношение к препятствиям, когда оно становится привычкой на работе, распространяется и на «внеофисную» жизнь ваших сотрудников, делая их в целом сильными и стойкими людьми.

5. Какие наши ключевые показатели за этот год? Насколько мы их поднимем в следующем году?

Сделайте эту статистику заранее по самым важным для вашей компании показателям. Например, количество сданных сайтов, или заключенных договоров, или объем реализованного товара, или сумма прибыли.

И сразу нужно поставить цели по этим показателям на следующий год и зафиксировать их! Это ваш стратегический план на будущий год.

6. Что мы можем сделать для достижения новых показателей?