Новые принципы делового общения - Кэл Ньюпорт

долгосрочной перспективе вы можете значительно сократить издержки. Тот труд, который вы сначала вложите в разработку оптимизированных протоколов, многократно окупится в процессе их использования благодаря более низким затратам. Итак:

Принцип протокола

Разработка правил, которые помогут оптимизировать координацию работы сотрудников, в настоящий момент может вызывать раздражение, но в долгосрочной перспективе они помогут вам трудиться намного эффективнее.

Далее в этой главе мы рассмотрим примеры из практики, чтобы понаблюдать за принципом протокола в действии. Вы узнаете, насколько полезны корпоративные часы и что клиенты могут стать счастливее, если вы ограничите им доступ. Вы также узнаете о том, что случилось, когда группа ученых начала ежедневно проводить текущие совещания, подобно команде разработчиков программного обеспечения. А также услышите доводы в пользу того, почему не стоит назначать встречи, пользуясь электронной почтой. Все эти протоколы намного сложнее, чем электронная болтовня или обмен сообщениями в Slack. Кроме того, некоторые из них допускают вероятность неблагоприятного развития событий. Но все они основываются на доводах Шеннона, и их объединяет общая идея, что, приложив чуть больше усилий, можно получить куда более высокую производительность труда.

Протоколы планирования встреч

В 2016 году я выступал в качестве члена комиссии на одном из бизнес-мероприятий. В эту комиссию также входил предприниматель из Нью-Йорка, занимавшийся технологиями, которого звали Деннис Мортенсен. Позже мы разговорились, и оказалось, что Деннис — генеральный директор стартапа, который находится в процессе перехода от скрытого режима к бета-тестированию. Сервис назывался x.ai, а речь шла об ультрасовременной технологии на основе искусственного интеллекта, которая позволяла решать самые прозаические задачи: организовывать встречи.

Согласно первоначальной задумке, сервис предусматривал использование виртуального помощника по имени Эми. Когда вам нужно назначить с кем-то встречу, вы пишете ему электронное письмо и ставите в копию специальный электронный адрес, чтобы к процессу подключилась Эми. Затем прямо в тексте письма вы просите помощника помочь с организацией встречи. Например, вы можете написать так: «Эми, организуешь мне встречу с Бобом в следующую среду?» И в этот момент происходит нечто удивительное. Эми начинает вести с Бобом электронную переписку, чтобы выбрать в назначенный день время, удобное для вас обоих. А затем добавит встречу в ваш календарь. Звучит как несущественное усовершенствование рабочих процессов. Но в этот проект были вложены серьезные инвестиции. К 2016 году, когда я познакомился с Мортенсеном, компания уже потратила на разработку интерфейса Эми 26 миллионов долларов. К 2018 году сумма общих инвестиций в проект составила 40 миллионов[149].

Компании вроде x.ai, занимающиеся разработкой программного обеспечения для организации встреч, не случайно привлекают пристальное внимание инвесторов. Даже самые ярые сторонники гиперактивного коллективного разума не могут отрицать, что большое количество времени тратится неэффективно, когда белые воротнички пытаются решить эту все чаще возникающую проблему. Я называю стандартную процедуру организации встреч «электронным пинг-понгом с минимальными энергозатратами». В определенный момент переписки становится понятно, что необходима встреча. Поскольку задача неинтересная и несрочная, участники переписки начинают играть в своеобразную игру. Ее негласное правило — быстренько переложить ответственность за назначение встречи на кого-то другого, пусть даже и временно:

«Нам нужно встретиться. Напиши, когда тебе удобно».

«Может быть, на следующей неделе?»

«Звучит неплохо. Для меня оптимальные дни — вторник или среда».

«В эти дни у меня завал. Может, в пятницу?»

«Давай. Во сколько?»

«Утром?»

«Может, в 11? Не слишком поздно?»

«К этому времени я уже уеду на другую встречу. А как насчет следующей недели?»

И так далее…

Когнитивные затраты при использовании такого протокола высоки, поскольку каждое очередное письмо вынуждает вас тратить время на почтовый ящик. Хуже всего то, что когда вы в процессе обсуждения встречи, то вынуждены чаще проверять почту в ожидании ответа собеседника. Ведь невежливо будет пропасть на несколько часов в разгар такого оживленного псевдосинхронного общения.

И ладно бы вам нужно было договориться только об одной встрече. Но на самом деле большинство белых воротничков одновременно пытаются организовать несколько встреч сразу. Как утверждается в статье с мелодраматичным заголовком «Остановите это безумие», опубликованной в журнале Harvard Business Review в 2017 году, «сегодня руководители в среднем проводят 23 часа в неделю на встречах»[150]. Огромное количество встреч и, соответственно, необходимость в их планировании становятся главным двигателем гиперактивной проверки почты, что влечет за собой колоссальные затраты когнитивных ресурсов. Когда вы постоянно обращаетесь к своему почтовому ящику, чтобы стимулировать одно из многочисленных обсуждений об организации встречи, ваша способность к продуктивной интеллектуальной работе значительно снижается. Именно поэтому инвесторы и готовы потратить 40 миллионов долларов, чтобы проверить, сможет ли искусственный интеллект существенно сократить подобные когнитивные затраты. Это невысокая цена за огромные запасы продуктивности, которые высвободятся, если белые воротнички перестанут играть в электронный пинг-понг с минимальными энергозатратами.

Если говорить о протоколах организации встреч, существует несколько способов, которые в среднем куда менее затратны, чем бессистемная переписка. Один из них — самый радикальный — нанять настоящего ассистента из плоти и крови, который будет иметь доступ к вашему календарю и планировать за вас встречи. Было время, когда этот вариант считался невероятно дорогостоящим и доступным только для руководителей высшего ранга, поскольку такому сотруднику приходилось платить полную зарплату. Но сейчас ситуация изменилась. Благодаря сервисам, предлагающим работу для фрилансеров, вы можете нанять сотрудника, который будет работать удаленно по несколько часов в день. Когда я нанял своего первого удаленного ассистента через сервис под названием Upwork, то с удивлением обнаружил, что она легко может составить мое рабочее расписание, потратив на это всего 2–3 часа своего рабочего времени. Истинные затраты при планировании встреч заключаются в том, что вам приходится неоднократно отрываться от работы, чтобы проверить почту и ответить на сообщения. Но если доверить эту работу ассистенту, в результате вам не придется платить ему огромные деньги[151].

Хотя ставки ассистентов варьируются в зависимости от их опыта, принимая во внимание, сколько времени вы тратите на планирование, несложно доверить эту массу работы кому-то другому в среднем за 40 долларов в неделю. Разумеется, лишние 160 долларов в месяц — это вовсе не ничтожная сумма. Судя по моему опыту, в наукоемкой сфере на такой шаг чаще всего идут предприниматели, которые привыкли тратить время на себя и свой бизнес, чтобы обеспечивать его дальнейшее развитие. Но тем сотрудникам, которые работают на крупные организации, идея отдавать свои деньги в обмен на продуктивность чужда. А попытка привлечь к работе стороннего ассистента, который будет общаться с вашими коллегами, может быть встречена с подозрением, если не с открытой враждебностью. Именно поэтому я