Сокращение затрат - Эндрю Уайлман

Давайте на мгновение поставим себя на место совета директоров такой крупной компании. С одной стороны, мы хотим, чтобы каждая бизнес-единица имела полную финансовую самостоятельность и каждый руководитель полностью контролировал ее деятельность. С другой стороны, мы хотим максимально использовать эффект нашего общего корпоративного масштаба в тех сферах, где он позволяет снизить операционные затраты, получить более выгодные условия закупок или где кросс-функциональные выгоды могут оправдать вложения в более квалифицированный персонал. Наша задача – добиться правильного баланса. Кроме того, нам необходимо устранить естественное свойство хорошо финансируемых централизованных бюрократических структур разрушать стоимость: склонность раздувать штаты, любовь к имперским зданиям, щедрость в зарплатах и затратах, паралич в принятии решений, интриги, избыточные внутренние процессы, отрыв от рыночной реальности.

Неправильный баланс – распространенная проблема в крупных компаниях. Это один из главных признаков слабости для потенциальных хищников, таких как фонды прямых инвестиций или рейдеры. Хорошо известные шутки по поводу центральных офисов («мы из центра, мы вам поможем», «когда компания строит новую штаб-квартиру, продавай акции!») отражают горькую реальность.

Культура управления затратами, основанная на строгой дисциплине, является ключом к созданию эффективного центра и, таким образом, успешной многопрофильной компании. Вот несколько полезных советов и методов создания такого корпоративного центра, который вам нужен.

Линейная подотчетность должна быть главной организационной ценностью. Политикой по умолчанию должна стать максимальная децентрализация процессов, которые должны передаваться в центр лишь в исключительных случаях, когда имеются веские обоснования (затраты и качество) для централизации функции. Несущественные преимущества в затратах, более элегантные и упорядоченные функциональные подходы, более легкий операционный контроль – недостаточно весомые причины для централизации.

Этот принцип применим даже к «интеллектуальным» функциям, таким как стратегическое планирование. В некоторых крупных компаниях ошибочно полагают, будто творческое стратегическое мышление – это исключительно удел центра, и ограничивают функции руководства бизнес-единиц управлением текущей деятельностью. Все должно быть наоборот. (Я пишу это после совещания руководства, на котором нам удалось спустить полномочия по стратегическому планированию на уровень руководителей бизнес-единиц, игравших пассивную роль на этой сфере в течение нескольких лет. Им требовался небольшой внешний толчок, чтобы принять этот вызов.)

Когда это возможно, центральные службы должны обходиться с бизнес-единицами как с внешними клиентами. Они должны быть такими же отзывчивыми и эффективными, как с клиентами, которых боятся потерять, а не как с подчиненными, которых задвигают в конец очереди.

Для этого не нужно никаких бюрократических процедур, например введения соглашений об уровне обслуживания: как правило, такие внутренние соглашения не стоят потраченных на них времени и сил. Речь идет о принципе, отношении и повседневном поведении. В определенной мере внедрению такой культуры могут способствовать ежегодные опросы об уровне удовлетворенности клиентов, проводимые третьей стороной, с обратной связью и реальными последствиями.

Идея проведения анализа удовлетворенности клиентов как лакмусовая бумажка позволяет определить истинное отношение центра. Недавно я предложил эту идею одному руководителю центральной службы, и тот ответил: «Хорошо, пусть оценивают, но я тоже хочу оценивать наши бизнес-единицы с точки зрения эффективности использования ими моих замечательных услуг, поскольку некоторые руководители ни на что не годятся». Наверное, в этих словах есть доля правды, но меня бы не обрадовало, если бы мой оператор мобильной связи вдруг решил ежегодно оценивать, насколько он доволен мной как клиентом!

Затраты на центр склонны расти медленно и неизбежно, и вы должны бороться с этой тенденцией с маниакальной одержимостью. Косвенным образом такая тенденция негативно сказывается на производительности и мотивации бизнес-единиц. И посылает очень плохие сигналы всей компании – существуют статьи затрат, которые представляются незначительными с финансовой точки зрения, но имеют важный символический смысл, например технический персонал или командировочные и представительские расходы.

Это необходимо, чтобы установить единые условия игры с точки зрения эффективности и ее оценки. Эффективность бизнес-единиц обычно оценивается по результатам деятельности в отчете о прибылях и убытках, относительно бюджета и по сравнению с предыдущим годом. Получит ли руководитель бизнес-единицы премию или нет, зависит от объективных целевых показателей и данных. В отличие от этого эффективность центральных служб очень редко оценивается объективно, из-за чего бизнес-единицы часто считают центр скопищем лентяев и бездельников, которые работают спустя рукава и тем не менее получают щедрые премии.

Вы должны найти и внедрить такие показатели, которые позволят ставить четкие цели и объективно оценивать эффективность центра: удельные затраты, производительность, качество предоставления услуг, уровень удовлетворенности клиентов, бенчмаркинг. Вам нужно сделать этот процесс справедливым и прозрачным, эквивалентным процессу разработки бюджета и отчетности бизнес-единиц, с регулярным ежемесячным и ежеквартальным анализом.

Хороший способ привить строгую дисциплину в процессе годового планирования – заставить одного из старших руководителей играть роль критика (или прямого инвестора, если хотите), который ставит под сомнение всю существующую центральную структуру и затратную базу и настаивает на радикальной чистке и сокращении накладных расходов штаб-квартиры. И пусть руководители центральных служб отстаивают свои позиции и бюджеты.