Процессный подход. Практика - Евгений Шалагин

— процесс передается в управление владельцу, вместе с ответственностью за оценку результативности или эффективности процесса, корректирующие мероприятия, периодические улучшения.

Рис. 5 Приложение карты процесса Продажи (отчетная форма)

Одно из главных условий успешности процессного подхода — у каждых процесса, процедуры, бизнес-инструмента, НД СМК должен быть один владелец (хозяин), из числа функционального директората. Он должен устанавливать требования к инструменту, процедуре, процессу, следить за их актуальностью, обеспечивать их периодические улучшения, согласие участников с изменениями, вести постоянный мониторинг эффективности исполнения. Это обеспечивает дисциплину исполнения процесса и существенный рост вовлеченности всех участников соответствующих процедур и процессов.

Практика показала наличие сопротивления руководителей принятию такой дополнительной ответственности. Но дополнительной она является только с их точки зрения (одно из последствий деградации управления компаниями, как следствие распада СССР и формальности СМК). С точки зрения жизнедеятельности и сбалансированного развития компании, такая обязанность функционального лидера является естественной и логичной. Во всех случаях и во всех компаниях, этот принцип удавалось внедрить только по директивному решению первого лица. Именно этот принцип формирует впоследствии множество центров дальнейшего самоподдерживающегося сбалансированного развития компании. А также создает условия для успешного применения PDCA-цикла: владельцы процессов устанавливают согласованные требования (в НД), ведут мониторинг выполнения этих требований, проводят постоянное улучшений требований.

Системные улучшения в принципе невозможны без наличия объекта улучшения (цельного процесса второго уровня), без измеримой оценки воздействия проводимых улучшений на динамику показателей всего процесса. К тому же, критический объем и нестыковка функционала таких «заплаток» впоследствии существенно затруднит Вам создание цельного процесса. Поэтому начинать улучшения работ надо всегда с самого верха — с процессов первого и второго уровня. Любое улучшение процессов и процедур должно иметь оцифрованные цели, оценку эффективности.

Интересный пример улучшения процессов, из серии «как делать не надо». Руководство одной из компаний решило радикально улучшить графические описания всех своих действующих простых бизнес-процессов. Улучшения сфокусировали на учете в графическом описании всех возможных вариантов выполнения процессов (при реализации самых разных условий). Графическое описание каждого бизнес-процесса оставили на одном листе формата А4 (решение верное, согласно логике «Бережливого производства»), но, для учета всех возможных вариантов, их пришлось выполнить тремя разными цветами (три цветных слоя на одном листе). Что компания получила в итоге? Теперь бизнес-процессы действительно учитывали все вариации исполнения, руководство было очень довольно результатом. Но графические описания стали сложными, нечитаемыми и непонятными для всего персонала, ими опять перестали пользоваться. Вновь появилась вариативность исполнения процессов, разное понимание требований, конфликты.

Еще раз отмечу главные принципы успешности применения графических описаний процессов: простота, однозначность и доступность для персонала (участников процесса), наличие владельца (хозяина). Не менее важны: подтвержденное согласие всех участников с требованиями описаний (визы), решение любых рабочих конфликтов руководством только на основе требований графических описаний.

Здесь будет интересен опыт автора на службе в рядах ВС РФ авиационным техником самолета (эпизод). На теоретических занятиях заместитель командира полка по ИАС спрашивает нас, техников: Ваши действия по прибытию самолета на стоянку, и убытию летчика? Первый техник отвечает: ну, я начну осмотр с корпуса самолета… Садись, два! Второй техник отвечает: ну, я начну с осмотра шасси самолета… Садись, два! Третий техник отвечает: а я возьму свой чемоданчик техника, достану из него технологическую карту послеполетного осмотра самолета… Продолжай, это правильный ответ! В технологической карте указывался строгий порядок, полный перечень и допустимый диапазон показателей элементов послеполетного осмотра — корпуса, заправочных емкостей, лопаток компрессора, шасси и пр.

Именно так должно поступать и руководство при решении всех проблем и конфликтов — только на основе действующих бизнес-процессов. Так укрепляется авторитет системы, растет вовлеченность персонала, существенно сокращаются сроки внедрения процессного подхода, улучшается управляемость персоналом (отпадает необходимость обращаться к руководителю, если все уверены, что он в любом случае выдаст решение на основе бизнес-процесса). Безусловная приверженность руководства установленным правилам и личный пример — лучший мотивационный фактор для персонала.

Росту дисциплины исполнения процессов также способствуют ИТ-инструменты и автоматизация процедур. Растет качество и скорость работ, производительность труда, снижается риск ошибок (исключение дублирования ввода сведений, автоматизация расчетов, невозможность применения других форматов и пр.) и вариативности исполнения процессов.

Порой рекомендации внешних аудиторов для роста вовлеченности персонала включают в себя назначение ответственных за СМК в каждом подразделении — создание центров компетенций, знания НД СМК. На первый взгляд, рекомендация вполне логичная. Однако практика показала тупиковость такого решения и даже ухудшение вовлеченности. Весь персонал подразделения, при вопросе аудиторов по СМК, дружно кивал на ответственного по СМК, отстраняясь и снимая с себя любую ответственность за знания, применение и пр. При этом, для самих ответственных такая нагрузка была без дополнительной оплаты, а следовательно, часто полностью игнорировалась ими. Требуйте знаний от каждого! Что из себя представляет СМК, где размещена НД, какие права и обязанности есть у работников, кто управляет НД СМК. Демонстрируйте пример! Вовлеченность персонала растет только на этом.

Обязательно хочу добавить следующее. Можно бесконечно долго создавать и улучшать программные и процессные решения — предела совершенству нет, но полностью фокусироваться на этом нельзя. Результаты эти решения начнут приносить только при их внедрении, и чем скорее оно произойдет — тем лучше для Вас и Вашей компании. Начинать всегда следует с самых простых и понятных правил и форм, используя, в первую очередь, принцип разумной достаточности на момент внедрения, это значительно повышает успешность внедрения правил и инструментов, их будущую эффективность. Также важно помнить, что автоматизация процедур лишь способствует их более оперативному и качественному выполнению, но не подменяет собой необходимость наличия правил и требований системы менеджмента (первичны именно правила). Все ИТ улучшения и усложнения лучше оставить на период, когда первые реформы принесут первый подтвержденный успех. И тогда успех Ваших реформ будет гарантирован.

1.5. Мониторинг эффективности процессов

Любое действительно эффективное правление на поверку оказывается диктатурой. Гарри Трумэн

Полностью согласен с автором цитаты, но сделал бы оговорку — не каждая диктатура является действительно эффективным управлением.

Из моего опыта, «демократия» в разработке и принятии правил всегда приводила к их крайне избыточному усложнению и снижению эффективности, двоякости понимания требований. Каждый «эксперт» старается включить в правила свое виденье (чаще всего основанное на небольшом личном опыте, домыслах и предположениях), выливается это еще и в сильное затягивание сроков внедрения. Поэтому желательно сразу участие опытного эксперта, имеющего безусловное право принять или отклонить предложения остальных участников. Помните главную цель всех Ваших инструментов, процессов и правил: заработать деньги, быстро, просто и максимально легко.

Владельцы процессов обязаны периодически