Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов

такого-то человека такого-то числа такого-то месяца»);

• поменять регистр текста.

Вводим одно или несколько значений, которые хотим получить на основе исходных данных, и либо ждем, что Excel сам предложит заполнить, и нажимаем Enter (или щелкаем мышкой на серые значения), либо нажимаем Ctrl + E (^ + E).

В следующем случае ввели одно значение, и этого хватит в данном и большинстве случаев, чтобы Excel считал паттерн и заполнил весь столбец. Достаточно нажать Ctrl + E в ячейке B2:

После нажатия Ctrl + E данные будут заполнены.

В следующем случае ввели два значения, начали вводить третье — Excel предложил заполнить столбец (серые значения). Остается нажать Enter или щелкнуть по любой из этих ячеек, чтобы столбец заполнился.

Также можно вызвать мгновенное заполнение на ленте.

Есть несколько нюансов.

1. Мгновенное заполнение анализирует всю строку, все смежные столбцы (то есть нужно вводить данные в любом соседнем столбце с данными, без перерыва в виде пустого столбца). И это значит, что можно обрабатывать (извлекать и объединять) данные из нескольких столбцов. В этом примере мы формируем фразу, в которой есть переменная часть — название книги и продажи.

После нажатия Ctrl + E все строки будут корректно заполнены по этому образцу:

2. Не во всех случаях Excel сможет распознать ваш шаблон. Иногда приходится задавать несколько примеров (не один, а два или три). Иногда вообще не получается применить мгновенное заполнение.

3. Не всегда удастся извлечь данные в каждой строке корректно. Например, если мы захотим извлечь вес корма в следующей таблице…

…то в некоторых местах будут извлечены лишние данные:

А где-то будет вес в граммах — это не ошибка мгновенного заполнения, но нужно это учесть и конвертировать его в килограммы (это можно сделать с помощью функции ПРЕОБР / CONVERT, о которой мы поговорим ниже, или банального деления, которого хватит в случае с килограммами и граммами; ну а чтобы определять, нужно ли каждое конкретное число преобразовывать из граммов, пригодится функция ЕСЛИ / IF, о которой тоже поговорим ниже).

Это пример не идеальных данных, но именно такими они обычно и бывают в жизни. Мгновенное заполнение не исправит все по взмаху волшебной палочки, но способно выполнить большую часть «грязной» работы, которую можно завершить уже вручную.

Рабочие листы Excel

Рабочая книга (файл) Excel состоит из листов — как минимум один лист в книге точно должен быть.

Бывают рабочие листы (состоящие из ячеек, как правило, в основном в Excel и Google Таблицах пользователи работают с ними) и листы диаграмм (на таких листах есть только одна диаграмма и никаких ячеек; самый простой способ создать такую диаграмму — нажать F11 (Fn + F11), выделив данные для ее построения). «Обычная» и привычная нам диаграмма называется внедренной и размещается поверх ячеек на обычном листе, такую можно создать с помощью сочетания клавиш Alt + F1 (Fn + 

 + F11) или вкладки «Вставка» (Insert) на ленте.

Ярлыки листов находятся в нижней части окна.

Можно щелкать на ярлык листа, чтобы перейти к нему, можно также использовать сочетания клавиш Ctrl + PgUp (Fn + ^ + ↑) и Ctrl + PgDn (Fn + ^ + ↓) для перехода от листа к листу.

У любого ярлыка можно поменять цвет — эта опция доступна в контекстном меню, которое открывается при щелчке правой кнопкой мыши по ярлыку листа. Там же будет пункт для переименования листа, хотя для этого достаточно и дважды щелкнуть по текущему названию и ввести новое.

Здесь же можно удалить лист — это удастся сделать, если он является не единственным видимым во всей книге (видимым, то есть не скрытым; скрыть лист можно здесь же в контекстном меню).

В Google Таблицах все выглядит немного по-другому, но логика та же: ярлыки листов (щелчок по кнопке со стрелкой или правой кнопкой мыши по ярлыку в целом открывает контекстное меню), кнопка для создания нового. Список листов открывается кнопкой слева от ярлыков.

УДАЛЕНИЕ И ВСТАВКА СТРОК И СТОЛБЦОВ

Чтобы вставить столбцы или строки, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Вставить» (Insert).

Также на панели на вкладке «Главная» (Home) есть выпадающий список для вставки новых строк/столбцов.

В Excel вставка и удаление строк/столбцов не изменит их общее количество на листе (напомним, 1 048 576 строк и 16 384 столбца, начиная с Excel 2007).

Данные будут просто смещаться. Ну а если у вас заполнены все строки (или столбцы), появится сообщение об ошибке при попытке вставить новую строку:

Microsoft Excel не удается вставить новые ячейки, так как это приведет к сдвигу непустых ячеек за пределы листа. Непустые ячейки могут казаться пустыми, но содержат пустые значения, некоторые параметры форматирования или формулы. Удалите столько строк или столбцов, чтобы освободившегося места хватило для вставки, а затем повторите попытку.

В Google Таблицах можно менять количество строк и столбцов на листе. Формальное ограничение — в количестве ячеек, их не может быть более 10 миллионов (за несколько лет это ограничение поменялось — сначала с 2 до 5, а затем до 10 миллионов, — так что вполне вероятно, что увеличится и далее в будущем). А сколько при этом окажется листов, строк и столбцов на них — неважно.

Добавлять новые строки и столбцы можно через контекстное меню, как в Excel, а строки также внизу листа: там есть поле, в котором можно ввести число добавляемых строк.

Удаление строк/столбцов

Чтобы удалить строки или столбцы, можно пользоваться тем же контекстным меню (выделить столбцы или строки и щелкнуть правой кнопкой мыши).

Также можно удалять строки с помощью выпадающего списка «Удалить» (Delete) на вкладке «Главная»:

И есть сочетание клавиш Ctrl + — (

 + — ). Если у вас уже выделены строки или столбцы, они сразу будут удалены, если же выделены ячейки, то появится диалоговое окно, потому что в таком