Результативный тайм-менеджмент. Эффективная методика управления собственным временем - Брайан Трейси

Это правило можно применять к трем областям. Первая из них — это отношения. Есть ли у вас сейчас отношения, личные или деловые, которых вы бы никогда не завели, зная то, что знаете сейчас? Многие компании, глядя на своих клиентов и отвечая на этот вопрос, обнаруживают, что у них есть куча клиентов, которые им больше не нужны. Иногда мы зовем их «клиенты из ада». Часто это те, кто очень мало покупает, много жалуется, их тяжело обслуживать и т. д. Вы можете существенно повысить качество своей работы, прекратив обслуживать таких клиентов.

То же в личной жизни. Есть ли у вас сейчас такие отношения, которые, зная все теперешнее, вы бы не начинали? Если ответ положительный, то следующим вопросом будет: «Как их закончить и как быстро это можно сделать?»

Следующая область ваших «слабых мест» — это бизнес и деловые операции. Есть ли у вас сейчас какие-либо продукты или услуги, которые вы бы никогда не стали предлагать, если бы пришлось начать все заново? Есть ли какие-то способы ведения бизнеса, которые вы бы не начали использовать снова? Есть ли какие-то процессы, процедуры, способы маркетинга или продаж, или рекламы, которые вы бы никогда не стали использовать снова, потому что они не работают? Если ответ «да», то задайте себе следующий вопрос: «Как с этим покончить и как быстро это можно сделать?»

Третий важный вопрос — это инвестиции. Какие вложения времени, денег или эмоций, сделанные в прошлом, вы бы никогда не сделали снова, знай вы то, что знаете сейчас? Многие люди, задав себе этот вопрос, понимают, как много времени они отнимали сами у себя. И они отказываются от дел, которые отнимали время, необходимое на семью. Они уходят из бизнес-клубов и организаций, которые не давали общаться с детьми. Поэтому не переставайте спрашивать себя о таких инвестициях, и помните, что многие ранее сделанные инвестиции можно назвать мертвыми.

Мертвая инвестиция — это вложение, которое потеряно навсегда. Другими словами, вы никогда не вернете то, что вкладывали. Это могут быть плохие отношения, из которых ничего не вышло. В них не стоит больше вкладывать чувства. Они пропали безвозвратно. Или плохие финансовые вложения. Вы навсегда потеряли свои деньги — так не беспокойтесь об этом. Не думайте больше про эти деньги, просто повернитесь и идите своим путем.

Пятое правило удвоения производительности — это деление всей работы по важности и срочности на четыре категории. Представьте себе квадрат, поделенный на четыре равные части (см. рисунок). Теперь поделим эти квадраты по важности и срочности.

Квадрат № 1 — это срочные и важные дела. Это вещи, которые нужно сделать. Ваши прямые служебные обязанности или то, что вы должны сделать по отношению к другим людям. Телефонные звонки, задачи начальства, обязательные дела и др. Многие люди большую часть своего рабочего времени занимаются делами из первого квадрата — одновременно важными и срочными. Этот квадрат называется «квадратом результата», поскольку все входящие в него действия напрямую определяют вашу продуктивность как сотрудника компании.

Дальше идет квадрат № 2 — дела важные, но не срочные. Это то, что может сильно повлиять на вашу жизнь, если вы будете это делать и делать хорошо, но их очень легко отложить, поскольку они еще не срочны. Если вы когда-либо учились в институте, то знаете, что все важные лекции ждут своего часа до последней ночи перед экзаменом, когда есть реальный риск его завалить. Иногда мы откладываем очень важные дела до самого последнего момента. Но каждое важное дело, которое пока не стало срочным, станет таковым рано или поздно. Оно перейдет в квадрат № 1 и станет очень срочным, тем, что просто необходимо сделать, чтобы спасти задачу или карьеру.

Второй квадрат называется «квадратом потенциала». Многое из того, что вы делаете — самосовершенствуетесь, учитесь чему-то, планируете и ставите себе цели, участвуете в каких-либо семинарах или конференциях или просто проводите время с семьей, — не срочно, но важно, поскольку имеет или может иметь далеко идущие последствия в вашей жизни.

Квадрат № 3 — это дела, которые срочны, но не важны. Телефон звонит, коллега зашел поболтать, кто-то вас зовет, вам захотелось кому-то позвонить или что-то сделать — это все срочно, потому что делать нужно сейчас, но не важно, потому что никак не помогает достижению ваших основных целей. Этот квадрат называется «квадратом иллюзий». Именно так, потому что вы делаете эти вещи, находясь на работе, и они как будто имеют к ней отношение, но на самом деле ничего вам не дают. По сути, вы занимаетесь самообманом.

Квадрат № 4 включает занятия неважные и несрочные. Его называют «квадратом растрат». Просто удивительно, сколько людей проводят время впустую. Они поздно приходят, долго пьют кофе, читают газеты, говорят с друзьями, звонят домой узнать, что будет на ужин, останавливаются на дороге посмотреть, что продают, рано уходят и т. д. Все это способы растратить свое время.

Отсюда — шестое правило: проводите как можно больше времени в квадратах № 1 и № 2, занимаясь важными и срочными делами, а также делами, которые важны, но еще не успели стать срочными, и как можно меньше — в квадратах № 3 и № 4, квадратах иллюзий и растрат. Вот четыре вопроса, которые помогут вам все время заниматься только важными задачами.

Вопрос первый: «Почему я получаю зарплату?» Другими словами — а за что вам платят? Если бы ваш ребенок спросил вас: «Мама, папа, почему вам платят деньги в этом месте?», и вам пришлось бы описать свою работу и те результаты, которые вы добиваетесь, что бы вы сказали?

Второй вопрос — «Какие мои действия стоят больше всего? Что из дел, которыми я занимаюсь на работе, имеет самую большую ценность в денежном выражении?»

В моем тренинге как-то участвовала одна замечательная женщина. На первом занятии я сказал всем: «Вы сможете удвоить ваши доход и свободное время». Она услышала это, досидела тренинг до конца, но не поверила в такую возможность. Через несколько недель, когда начался второй тренинг, она рассказала, что с ней произошло:

— Я вернулась в свой офис, составила список всех своих рабочих задач и выяснила, что в течение дня я делаю 16 разных дел. Я работала на эту компанию уже восемь лет по 10–12 часов в сутки, шесть-семь дней в неделю и просто не понимала, как можно удвоить свои доход и свободное время. Я посмотрела на этот список и спросила себя — «Какое из моих дел самое ценное?» И обвела это занятие кружком. Какое дело будет вторым по важности? И обвела его. И так же выбрала третье. Из 16 дел у меня получилось три самых важных.

«Брайан говорил, — продолжала она, — пойдите к начальнику и скажите, что хотите делать эти три вещи весь день, и вам нужна его помощь, чтобы передать все остальные обязанности другим работникам. И если в результате такого распределения вам удастся удвоить или утроить свою производительность, попросите его платить вам вдвое больше». И я пошла к начальнику в понедельник в 10 утра со своим списком. Он посмотрел на меня, посмотрел на список и сказал: «Хорошо, согласен. Есть у вас еще вопросы?»