На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен

В большинстве компаний электронные письма – самая распространенная форма общения. Но у каждого руководителя свой стиль их написания. Я предпочитаю короткие списки из нескольких пунктов без конкретных деталей. Другим нравятся подробные письма и распространенные предложения. Подстраивайтесь под стиль руководителя: если он составляет списки, следуйте его примеру. Если он предпочитает длинные предложения, представьте в ответном письме более подробный анализ и пишите грамотно.

Не забывайте, что письменную речь можно понять неправильно. Люди часто пишут второпях, двусмысленно (как будто собеседник может знать, что они думают). Будьте внимательнее. Независимо от длины письма, передавайте суть как можно точнее – и не забудьте перечитать текст до того, как нажмете кнопку «Отправить».

Руководители по-разному относятся к срокам ответа на электронное сообщение. Некоторые проверяют почту несколько раз в день. Если такой руководитель отправляет письмо, то не ждет от вас мгновенного ответа – иначе он либо позвонит, либо подойдет к вам. Другие руководители практически никогда не выпускают из рук смартфон – они все время что-то читают. Если такой руководитель отправляет письмо, то, вероятнее всего, считает, что вы тут же его увидите и сразу ответите. Вы не можете отвечать на письма мгновенно? Постарайтесь убедить руководителя, что результат будет лучше, если вы будете проверять почту не чаще одного раза в час. Но если он настаивает на быстром ответе – придется уступить.

Отчеты также нужно представлять в том виде, который удобен для руководителя (печатном, электронном или устно). Выделяйте ключевые моменты, чтобы руководителю было удобнее читать. Мне нравится, когда подчиненные разбивают отчет на разделы: значимые текущие проекты, новые проекты и прочая информация. В любом случае отчеты не должны занимать больше одной страницы – не стоит сообщать больше подробностей, чем нужно руководству. Если руководитель предпочитает личные встречи, совещания должны быть короткими и по делу. Едва ли затяжной отчет понравится руководителю. Зато он будет приятно удивлен, если вы кратко изложите свои мысли и вернетесь к работе.

Скорее всего, вам придется подстраиваться и под стиль управления руководителя. Изучите его привычки, старайтесь услышать то, что он говорит (или не говорит), и корректируйте свое поведение. Не нужно полностью меняться. Просто старайтесь, чтобы ваши действия соответствовали стилю управления вашего руководителя.

Мой руководитель предпочитает роль:

1. командира;

2. координатора;

3. помощника;

4. аналитика.

Больше всего мой руководитель ценит в людях:

1. практичность;

2. умение работать в команде;

3. новаторство;

4. перфекционизм.

Стиль принятия решений, который использует мой руководитель:

1. консенсус – ожидает общего согласия;

2. диктатура – будет так, как сказал он;

3. обсуждение – у него есть своя идея, но он готов выслушать других;

4. избегание риска – предпочитает проверенные методы.

Как мой руководитель реагирует на проблемы:

1. обвиняет подчиненных в том, что они делают ошибки;

2. считает, что все проблемы вызваны посторонними людьми;

3. просит предоставить ему подробную информацию, чтобы проанализировать ситуацию;

4. старается предотвратить похожие проблемы в будущем.

Очень полезно определить, к какому типу личности относится ваш руководитель. Есть много классификаций, но я не люблю усложнять. Я видел четыре основных типа руководителей: изобретательный, сочувствующий, осторожный и одержимый{110}. Большинство руководителей невозможно отнести только к одной категории. Но эта классификация помогает понять их слабости и эффективнее взаимодействовать с ними.

Изобретательный руководитель готов пойти на риск ради эксперимента – попробовать что-то новое. В результате он, как правило, стимулирует активную работу и мотивирует подчиненных. К сожалению, иногда такие руководители создают хаос. Они идут к своей цели и не хотят задумываться о деталях. Если вы работаете на изобретательного руководителя, не забывайте, что, вероятнее всего, ваша компания наняла его именно из-за любви к экспериментам. Не стоит препятствовать ему. Лучше уделите внимание деталям. Для общения с изобретательным руководителем используйте списки, опуская подробности, – если, конечно, они существенно не влияют на общую картину.

Сочувствующий руководитель уделяет много внимания эмоциям подчиненных. Он делает все возможное, чтобы все сотрудники ощущали свою значимость для компании. При правильном применении этот подход порождает доверие и очень эффективен. К сожалению, такие руководители тратят слишком много времени на лирические разговоры, и это тормозит работу. Если у вас сочувствующий руководитель, постарайтесь использовать некоторые элементы его стиля: будьте дружелюбны, слушайте, что он говорит, и старайтесь понять, что чувствуют коллеги. Но не стоит забывать о работе. Будьте готовы устанавливать сроки реализации проекта – например, можете вежливо упомянуть, что вынуждены покинуть совещание через полтора часа, чтобы позвонить клиенту.

Осторожный руководитель предпочитает проверенные методы и минимизирует риски. Он организован и работает медленно, но верно. Именно у такого руководителя лучше всего учиться: просто берите с него пример. Будьте организованны и приходите на совещания подготовленными (например, можете прочесть заранее переданный вам материал). Осторожный руководитель неэффективен, когда нужны серьезные изменения. Если вам кажется, что пора менять методы работы, а руководитель с этим не согласен, опишите ему ситуацию, уделив особое внимание управлению рисками, и дайте ему время все обдумать. Вы должны быть терпеливы, когда просите осторожного руководителя что-то изменить.

У одержимых руководителей очень высокие требования как к себе, так и к подчиненным. Они фокусируются на мелочах и огорчаются из-за любого упущения. Их грубый стиль – следствие сильного волнения по поводу их собственных результатов, и иногда они не догадываются, как их поведение влияет на остальных. Взаимодействовать с таким руководителем сложно. Вам придется упорно работать, чтобы собрать необходимые данные и узнать все детали проекта. К сожалению, даже если ваши результаты высоки, одержимый руководитель, скорее всего, вас раскритикует. Единственный способ снять стресс в таком случае – пожать плечами и смириться с тем, что руководство никогда не будет вами довольно. Но если вы слишком часто слышите критику, стоит поговорить с руководителем. (О том, как начать такой разговор, я расскажу в параграфе «Сложный в общении руководитель».) Если стиль его поведения не изменится, ищите другую работу.