Новые принципы делового общения - Кэл Ньюпорт

не только для координации работы разных команд, но и для структурирования труда отдельных сотрудников, даже тех, кто не получил диплом по специальности «Управление логистическими цепочками».

Я уже говорил о том, что и сам использовал эту идею, будучи профессором. Заведуя аспирантурой факультета информатики в Джорджтауне, я организовывал свою работу с помощью досок Trello. Моя таблица напоминала стандартный шаблон Бенсона с колонками «В работе» и «Сделано». Как и многие поклонники персональных Kanban-систем, я создал собственные колонки для тех задач, которые хочу выполнить, но в настоящий момент активно ими не занимаюсь (далее я расскажу об этом подробнее). Каждый понедельник я изучал информацию на доске, перемещал карточки и решал, над чем буду работать на этой неделе. В последующие дни я часто сверялся с доской, чтобы понять, чем заняться в то время, которое я отводил для выполнения обязанностей заведующего аспирантурой. Как только поступали новые запросы — в форме электронных писем, телефонных звонков или, как это часто бывает, вопросов проходивших мимо моего кабинета студентов, — я сразу же записывал информацию на карточки и размещал на доске, чтобы заняться этими моментами позже.

Без доски задач в своей университетской работе я зависел бы от коммуникации в стиле гиперактивного коллективного разума. В результате я увяз бы в вялотекущей переписке со множеством людей — изо дня в день. Я стал бы типичной жертвой гиперактивного коллективного разума: тем, кто не расстается с ноутбуком ни на одном совещании и не выпускает из рук телефон, идя по кампусу и стараясь сделать тысячу дел одновременно. Другими словами, без этой системы моя работа превратилась бы в сущий ад. С помощью доски задач мне удалось существенно сократить потребление ресурсов. Информация о предстоящей работе размещается на доске, структурируется, и я методично выполняю задачи в специально отведенное для этого время. Именно поэтому, как вы, наверное, догадались, я стал ярым сторонником использования досок задач не только для организации работы команды, но и для упорядочивания профессиональной жизни отдельно взятых сотрудников, занимающихся умственным трудом.

Чтобы помочь в решении этой задачи, предлагаю несколько лучших практических примеров, которые подскажут, как использовать доски задач максимально эффективно.

СОВЕТ № 1: ИСПОЛЬЗУЙТЕ НЕСКОЛЬКО ДОСОК

Многие сторонники персональной Kanban-системы используют только одну доску, чтобы упорядочить свои профессиональные задачи. Я рекомендую придерживаться несколько иного подхода. Заведите отдельную доску для каждой роли, которую вы выполняете в профессиональной сфере. В настоящее время я профессор университета и играю три существенно отличающиеся друг от друга роли: исследователя, преподавателя и заведующего аспирантурой. Для каждой из этих ролей я завел отдельную доску. Так что когда я анализирую свою преподавательскую деятельность, то мне не мешают не связанные с ней задачи в области исследований или работы с аспирантами. В результате мне не приходится переключаться между разными видами деятельности и я быстрее решаю рабочие вопросы.

Я также считаю, что иногда полезно заводить отдельную доску для крупных проектов (скажем, таких, работа над которыми займет больше двух недель). Например, не так давно я выступал в роли председателя на одной крупной научной конференции. Эта позиция предполагала решение многочисленных задач. Именно поэтому я решил, что будет проще создать отдельную доску, информация на которой не будет пересекаться с другими сферами моей профессиональной жизни. Как только этот проект был завершен, доска мне больше не понадобилась.

Разумеется, вы сможете оперировать лишь ограниченным количеством досок, чтобы задача не стала непосильной. По этой причине я считаю идею завести отдельную доску для каждой профессиональной роли и каждого крупного проекта здравой. В таком случае у большинства людей будет от двух до четырех досок, с которыми можно легко работать. Напротив, если у вас будет десять досок, ресурсы, требующиеся на переключение между ними, перевесят все преимущества от структурирования задач.

СОВЕТ № 2: РЕГУЛЯРНО УСТРАИВАЙТЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ СЕССИИ ДЛЯ АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИИ

Когда мы говорили о досках задач для команд, занимающихся интеллектуальным трудом, я доказывал, что лучший способ анализировать содержащуюся на них информацию — проводить регулярные встречи. То же самое касается и вашей личной доски. Если вы хотите, чтобы этот инструмент работал максимально эффективно, еженедельно выделяйте время, чтобы анализировать и обновлять информацию на доске. Во время этих индивидуальных сессий просматривайте сведения и перемещайте карточки, обновляя, если нужно, статус работ. Процесс не займет много времени. Если вы будете регулярно этим заниматься, будет хватать пяти — десяти минут. Не стоит устраивать такие сессии слишком часто: я пришел к выводу, что раза в неделю вполне достаточно. Но не игнорируйте этот вид деятельности. Если вы решите, что доска задач — недостаточно хороший метод для хранения информации о ваших рабочих обязанностях, то вернетесь к лихорадочной переписке в духе гиперактивного коллективного разума. Занесите информацию об индивидуальной сессии в свой календарь и отнеситесь к ней так же серьезно, как ко всем остальным встречам и совещаниям. Индивидуальные доски задач могут значительно облегчить вашу профессиональную жизнь, но только в том случае, если вы готовы инвестировать свое время в работу с ними.

СОВЕТ № 3: ДОБАВЬТЕ КОЛОНКУ «ПОДЛЕЖИТ ОБСУЖДЕНИЮ»

Как заведующий аспирантурой, я часто должен обсуждать рабочие вопросы с некоторыми из своих коллег: с деканом, с руководителем программы подготовки аспирантов и с двумя другими профессорами, входящими в состав комиссии, которую я возглавляю. На своей доске задач я добавил колонку для каждого из этих сотрудников и назвал ее «Обсудить при следующей встрече». Как только возникает какой-то вопрос, когда мне нужно узнать мнение кого-то из коллег, я подавляю стремление быстренько набросать ему электронное письмо. Вместо этого я вношу информацию о задаче в колонку «Обсудить при следующей встрече».

С руководителем программы подготовки аспирантов я встречаюсь еженедельно в определенное время. В ходе нашей встречи мы обсуждаем все вопросы, которые оказались в этой колонке за прошедшую неделю. Что же касается декана и членов комиссии, я жду, пока в колонке «Обсудить» не наберется достаточно вопросов, а затем организую встречу, чтобы обсудить все сразу.

Возможно, такой подход покажется вам слишком простым, но он крайне положительно повлиял на мою работу. Представьте, например, что за неделю в колонке «Обсудить с деканом» набралось пять карточек с информацией. В ходе встречи, которая продлится 20–30 минут, мы с ним разработаем стратегию по каждому из этих вопросов. Если бы я каждый раз писал ему письмо, мне пришлось бы вести пять диалогов одновременно в течение недели. В результате я бы лишних раз десять проверил электронную почту и раздражался оттого, что отвлекаюсь от работы.

Если вы хотите свести к минимуму