Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет - Ольга Шевелева

К дневным приемам относятся приемы «бокал шампанского» («champagne glass» или «coupe de champagne»), «бокал вина» («vin d’honneur»), «бранч» («branch» – термин, образовавшийся от слияния слов breakfast и lunch). К основным вечерним приемам относятся приемы «коктейль» («cocktail») и «фуршет» («buffet table»). В современной европейской практике в приглашении редко указывается конкретное название приема. Обычно используются слова reception, party или, если прием имеет специфику, могут быть конкретные названия, к примеру, tradition vodka testing, sushi style и т. п. Все перечисленные виды приемов относятся к приемам без рассадки за столом. Во время проведения таких приемов гости стоят. Обычно в зале для приема может находиться от 20 до 100 человек гостей, но иногда гостей бывает намного больше.

Приемы «бокал шампанского» и «бокал вина» в классическом варианте продолжаются около часа и начинаются не раньше 12.00. Но иногда подачей игристого вина ставится «финальная точка» делового мероприятия (к примеру, торжественного подписания совместного документа) и в этом случае речь не идет о приеме как таковом, поэтому эта часть занимает всего 5–10 минут (в такой ситуации никакие закуски не подаются – только напитки). «Бранч» начинается не раньше 11.00. Приемы «коктейль» и «фуршет» устраиваются в интервале между 17 и 20 часами. Начинаются они обычно в 17.00, 17.30 или 18.00. Продолжительность таких приемов – два часа. Мероприятие следует организовать так, чтобы уложиться в отведенное для него время. Вечерний фуршет («evening reception») начинается не ранее 20.00.

Поводом для организации таких приемов может стать, к примеру, открытие выставки, конференции, годовщина какого-либо события, торжественное подписание совместного документа руководителями компаний с участием представителей СМИ, корпоративный праздник, выпуск нового вида продукции, создание филиала компании, прибытие или отъезд делегации партнеров, окончание переговоров и т. п.

На приеме «бокал шампанского» гостям предлагают шампанское (желательно оригинальные марки напитка, произведенные во Франции в провинции Шампань, но могут быть и другие игристые вина), тем самым этот вид приема подчеркивает особую праздничность события. Кроме шампанского могут быть поданы безалкогольные напитки. На приеме «бокал вина» гостям предлагаются легкие вина и безалкогольные напитки, а шампанское не подается, поэтому он носит менее торжественный характер. Во время бранча могут подаваться и алкогольные, и безалкогольные напитки. На таких приемах гостям могут быть предложены закуски в виде канапе, мини-пирожных, небольших оригинальных закусок и т. п. Меню приема типа «коктейль» гораздо скромнее фуршетного меню. На таком приеме почти никогда не подаются горячие закуски. Особенностью является то, что все угощения подаются маленького размера, чтобы можно было сразу положить их в рот, не откусывая и не пользуясь стандартными приборами. Обычно каждая порция наколота на специальные деревянные, соломенные или пластмассовые шпажки, лежит на гофрированной бумажной салфетке или подается в миниатюрной посуде вместе со шпажками или специальными маленькими ложечками, чтобы можно было взять угощение, не дотрагиваясь до него пальцами. Гостям также предлагаются алкогольные и безалкогольные напитки. Меню приема типа «фуршет» может включать широкий ассортимент холодных блюд и закусок, почти всегда – горячие закуски, десерт. Существует несколько видов организации приема типа «фуршет» в зависимости от размера финансирования мероприятия:

• Фуршет экономкласса (включает минимальное – от 5 до 7 наименований холодных закусок на человека, а также наличие безалкогольных напитков).

• Фуршет стандарт-класса (включает от 10 до 12 наименований холодных и горячих закусок на человека, безалкогольные напитки и ограниченное количество алкогольных напитков, скромный десерт).

• Фуршет бизнес-класса (включает до 20 и более наименований холодных и горячих закусок на человека, в том числе деликатесных, безалкогольные напитки, разнообразные спиртные напитки, включая аперитивы и дижестивы, фрукты, десерт).

• Фуршет экстра-класса (наиболее дорогой и изысканный вариант угощения, составленный с учетом индивидуальных пожеланий заказчика в плане выбора закусок и напитков).

При организации фуршетов бизнес-класса и экстра-класса принято привлекать обслуживающий персонал из кейтеринговых компаний. Также возможно привлечение флористов, а в некоторых случаях представителей event-агентств. Привлечение обслуживающего персонала не исключается и при проведении более простых видов фуршета, поскольку всегда повышает уровень проведения мероприятия.

В отличие от приема типа «коктейль», где приборы могут быть предложены, но обычно не используются, при сервировке фуршетного стола наличие приборов обязательно. Причем приборы всегда должны быть металлическими, а не пластмассовыми. Пищу следует приготовить таким образом, чтобы ее было удобно брать и есть, пользуясь только вилкой (fourchette в переводе с французского – вилка).

Организаторы приема должны составить и утвердить список приглашенных на прием гостей и отправить им приглашения не позднее, чем за три-четыре недели до проведения мероприятия (когда речь идет о не самых формальных мероприятиях), но когда организуются приемы с участием VIP или крупные мероприятия, приглашения отправляют не менее чем за полтора-два месяца до даты проведения. Современная практика показывает, что сначала приглашения чаще всего рассылаются по электронной почте. После того, как ответы будут получены, составляется уточненный список гостей и участникам рассылаются напечатанные на бумаге приглашения в традиционном конверте. Если приглашение на два лица – будет соответствующая пометка, если на одного человека, то в приглашении только его имя. Также в приглашении могут быть указаны вид приема и дресс-код. Если указывается вид приема, то слово «прием» заменяют на его название, к примеру, на коктейль, при этом название приема не берется в кавычки. К приглашению может прилагаться дополнительная информация – схема проезда, информация о транспортной доступности и наличии парковки и др., а также (при необходимости) карточка для ответа. В этой главе мы рассматриваем приемы без рассадки за столом, но если прием с рассадкой, то в приглашение вкладывается карточка с названием «Ваше место за столом», где изображена схема рассадки и указано конкретное место приглашенного гостя, чтобы, войдя в зал приема, человек мог заранее сориентироваться и, возможно, узнать о гостях, сидящих рядом с ним за столом. Бланки приглашений заблаговременно заказываются в типографии. Вы можете заказать универсальные бланки, в которые позднее от руки будет вписана необходимая информация. В качестве исключения, если нет специального бланка, приглашение может быть напечатано на бланке компании. В этом случае его вкладывают в конверт, сложив трижды, но лучше заранее позаботиться о наличии специальных бланков приглашений.

В бизнес-среде к оформлению приглашений на приемы относятся намного проще, чем в дипломатических кругах, но знать о нюансах не будет лишним. Форма приглашения зависит от степени официальности приема. Обратите внимание, что в классическом варианте текст приглашений на формальные мероприятия принято печатать курсивом, используя традиционные шрифты, цифры пишутся прописью, а имена приглашенных вписывают от руки. В приглашениях на более неформальные мероприятия текст не печатают курсивом, шрифт может быть любым, дата и время указываются цифрами, а в тексте содержится информация, необходимая для ответа, – имя контактного лица, адрес компании, телефон и e-mail. После аббревиатуры R.S.V.P. указывается желательная дата ответа.