Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома - Мариэ Кондо

Есть две причины, по которым люди не хотят посещать совещания: либо они плохо организованы, либо не имеют прямого отношения к их работе. Я позже объясню, как можно усовершенствовать организацию необходимых совещаний. Упорядочение может сделать их лучше, а поскольку они важны, их стоит сохранить. Вы можете помочь полностью реализовать их потенциал.

Если вы считаете, что цель конкретного совещания несущественна для сообщения новой информации или вклада в общее дело, пора попытаться избавиться от него. Присутствие на таких мероприятиях не приближает вас к идеальной трудовой жизни и не служит какой-либо иной важной цели – например, помочь коллегам в работе. Тони, профессиональный маркетолог, знакомый нам по четвертой главе, теперь определяет потенциальную ценность каждого совещания, прежде чем пойти на него. Многие его коллеги задерживаются в офисе допоздна, поскольку весь день курсируют с совещания на совещание, и у них просто нет возможности выполнять работу по своим проектам. «Пожалуй, только десять процентов совещаний действительно стоят потраченного на них времени», – говорит Тони.

Тони избрал прямой подход. Он понял, что заработанная им репутация хорошего командного игрока дает некоторую свободу и возможность вежливо отказываться от участия в совещаниях. Несмотря на то что он не занимается организацией совещаний, будучи служащим среднего звена, ему никто не мешает составить суждение о том, какие из них стоит посещать. И когда Тони считает, что пользы от его присутствия не будет никакой, он честно говорит об этом начальнику. «Если я пойду на совещание, это отвлечет меня от работы, которая увеличивает дивиденды наших акционеров» – вот его любимое объяснение.

Во многих компаниях совещания ценятся настолько высоко, что не посещать их нереально, если не принять дополнительных мер. Некоторые люди не обладают достаточной уверенностью, чтобы отстаивать свой отказ от посещения совещаний. Возможно, вам кажется, что проще пойти на совещание, чем объяснять коллеге свои мотивы. Иногда делать это боязно, а порой и неразумно. Представьте себе подобный разговор: «Прошу прощения, но твои бессмысленные совещания меня утомляют. Я не приду». А когда совещание созывает начальство, кажется попросту невозможным сказать «нет». Что же делать?

Попробуйте заранее запросить описание общей цели и программу совещания. Делайте это с искренним желанием прийти подготовленным. Вы вполне можете обнаружить, что совещание имеет прямое отношение к вашей работе. Но если у вас остаются сомнения, задайте простые вопросы. Формулируйте их, стараясь показать свою заинтересованность в проведении успешного совещания, чтобы организатор не ополчился на вас. Например: «Что я могу сделать, чтобы все прошло хорошо? Как мне лучше подготовиться к нему?» Это даст вам быстрый, безопасный способ лучше понять свою роль во время совещания – и даже может помочь организатору осознать, что в вашем присутствии нет необходимости.

Если и после этих предварительных шагов вы убеждены, что в вашем присутствии нет смысла, постарайтесь вежливо отпроситься. Можно объяснить организатору, что вы не тот человек, чье присутствие необходимо. Исследования показывают, что, предоставив объяснение, например, об отсутствии у вас релевантной информации или заинтересованности в результатах, вы увеличите шансы[66] добиться своего. При возможности предложите вместо себя человека, который сможет внести в совещание более полезный вклад.

Если все усилия напрасны и вам все равно не избежать совещания, старайтесь найти хоть один полезный момент в своем присутствии.

Честно ответьте себе на вопрос, не сами ли вы увеличиваете число совещаний. Когда я спрашиваю людей, не слишком ли много в их расписании совещаний, они почти всегда отвечают утвердительно. Но когда я спрашиваю, что они чувствуют, если их не пригласили на какое-то совещание, оказывается, что они вполне могут воспринять это как оскорбление или попытку оставить их не у дел. Старайтесь избавиться от мысли, что присутствие на всех возможных совещаниях увеличивает вашу ценность. Есть ли у вас прямая необходимость или хотя бы искреннее желание присутствовать на каждом совещании? Или вы просто стараетесь мелькать на них для того, чтобы другие считали вас важной персоной? Или боитесь пропустить важное обсуждение или ключевое решение? Помните, совещания лишь один из многих способов, которыми вы можете влиять на ситуацию. Вы же не стараетесь выиграть приз за посещение наибольшего числа совещаний!

Приходя на совещание, вы вступаете на священную территорию сотрудничества, принятия решений и обмена идеями. Дорожите ею – и она будет для вас источником радости. Не используйте совещание для того, чтобы продвигать свои эгоцентричные интересы. Это не место для долгих витиеватых речей, узколобого упрямства или попыток принизить идеи коллег, дабы приукрасить свои собственные.

Правило первое: присутствуйте

Присутствуйте по-настоящему. Я видел слишком много совещаний, где лишь немногие участники по-настоящему присутствовали и активно участвовали. Сидите с прямой спиной, близко к столу и излучайте позитивную энергию. Сейчас не время витать в облаках.

Правило второе: приходите подготовленным

Если руководитель заранее предоставил участникам программу, позаботьтесь о своей подготовке. Если вы считаете, что вам некогда готовиться, вероятно, вам некогда и сидеть на совещании. Еще раз спросите себя: «Стоит ли мне бывать на этих совещаниях?»

Правило третье: отложите в сторону гаджеты

Серьезно, мы все видим, что вы украдкой «залипаете» в телефоне. Это, во-первых, невежливо, а во-вторых, невербально сообщает присутствующим, что вы считаете происходящее неважным и нестоящим вашего внимания. Работающие гаджеты создают посторонние шумы – от сигналов уведомлений до постукивания пальцами по экрану. Стоит одному человеку потянуться за телефоном, как другие следуют его примеру, и вот уже все присутствующие относятся к совещанию без того уважения, которого оно заслуживает. Если вы сфокусируетесь на совещании, оно завершится раньше, будет более эффективным и приятным.

Правило четвертое: слушайте – слушайте по-настоящему!

Во время совещаний мы должны слушать и учиться друг у друга. Делать это довольно трудно, потому что все мы любим поговорить. Проведя ряд экспериментов, исследователи выяснили, что люди любят говорить сами настолько сильно, что готовы пожертвовать частью заработанных денег, только бы поговорить еще немного. Компьютерная томография мозга во время исследований показала, что речь вызывает у человека такое же чувство удовлетворения, как еда или секс[67]. Так что неудивительно, что совещания имеют тенденцию быстро превращаться в бессистемную говорильню, которую мало кто слушает.