Организуй себя - Джон Каунт

Будьте особенно осторожны, когда вам предлагают взять на себя долгосрочное обязательство, не требующее немедленного выполнения. Например, подготовить документ для конференции. Когда предстоящее событие отделено от вас довольно длительным сроком, легко быть оптимистичным. По вашему мнению, впереди у вас уйма времени, чтобы подготовиться к предстоящей конференции, но когда этот срок приближается, а одна задача накладывается на другую и вы просто не в состоянии вместить их в свое расписание, любая дополнительная задача окажется для вас крайне нежелательной. Вам придется бросать даже срочную работу, чтобы выполнить когда-то взятое на себя обязательство. Это не делает чести ни вам, ни вашему расписанию. Гарантией того, что вы не попадете в такую ловушку, служат следующие факторы: понимание приоритетов, четкость вашего расписания и осуществление управления планированием.

Чтобы достичь большей эффективности в тех аспектах вашей деятельности, в которые вовлечены и другие люди, вы должны:

· сделать все возможное, чтобы совещания, в которых вы участвуете, были как можно более продуктивными, независимо от того, являетесь ли вы их председательствующим, или простым участником;

· правильно передавать полномочия, руководствуясь при этом надлежащими причинами;

· вести активную работу по устранению факторов отвлечения внимания и помех;

· признать, что вы можете оказать помощь другим лицам стать более организованными;

· научиться говорить «нет» ассертивно.

Правильная организация порядка в служебном помещении может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость, завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали. Имейте в виду, что привыкнуть к рабочей атмосфере, далекой от совершенства, очень легко, поэтому предлагаю вам в течение нескольких минут свежим взглядом окинуть ваш офис и подумать:

· Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?

· Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без помех, не захламлен ли он?

· Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера, чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?

· Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?

· Не перегружены ли ваши посудные и платяные шкафы, а также книжные полки ненужными вещами?

· Соответствует 'ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое должно в нем храниться?

· Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?

· Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?

Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует, что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов, руководствуясь которыми, вы можете добиться оптимального состояния в этом вопросе.

Эргономика — это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности. Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит несколько высокопарно, однако нет никакого сомнения в том, что выбор и размещение мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.

На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Об устранении беспорядка на вашем рабочем месте мы поговорим позже. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь приобрести стол с регулируемой высотой.

Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, — это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому. Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению воздействия фактора отвлечения внимания.

Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы замечательными спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Ни в коем случае не идите на поводу своих желаний подчеркнуть занимаемую вами позицию в организации за счет мебели. Стулья должны быть функциональными. Стульев, которые были бы одинаково хороши для всех, не существует, однако, чтобы выбрать стул для себя, вам следует обратить внимание на следующие характеристики:

· наличие регулируемого по высоте сиденья;

· наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;

· наличие достаточной глубины сиденья;

· должная устойчивость;

· наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.

При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация по этому вопросу заключается в том, что высоту сиденья надо отрегулировать таким образом, чтобы вы могли удобно расположиться на нем, при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку, как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.