Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере - Алексей Гладкий

Для выбора должности и подразделения раскройте соответствующую ветвь иерархии и дважды щелкните на требуемой позиции мышью.

В поле Ставка указывается число ставок, на которое принимается работник. По умолчанию в данном поле установлено значение 1, но вы можете изменять его произвольным образом с точностью до двух знаков после запятой.

В поле Вид работы указывается, на какую работу принимается сотрудник. Из раскрывающегося списка выбирается один из трех вариантов:

♦ Основная работа – штатная работа в соответствии с внутренним распорядком, установленным на предприятии, с соответствующей записью в трудовой книжке.

♦ Совместительство – работа по совместительству в то время, как основная работа сотрудника находится на другом предприятии.

♦ Внутреннее совместительство – работа по совместительству, когда и основная работа сотрудника находится на этом же предприятии.

В поле Условия приема на работу нужно указать, на каких условиях сотрудник будет работать на предприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который по умолчанию включает в себя три варианта: Полный рабочий день, Неполный рабочий день и Работа на дому. При необходимости вы можете дополнить этот список новыми вариантами. Для этого нажмите расположенную справа от данного поля кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника условий приема на работу введите требуемые позиции.

Аналогичным образом в поле Характер работы выбирается характер работы сотрудника. По умолчанию предлагается выбрать один из трех вариантов: Постоянный, Временный или Внештатный, но при необходимости вы можете добавить в программу новые варианты – так же, как и в случае с условиями приема на работу.

В поле График работы указывается, по какому графику будет работать сотрудник. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Отметим, что в большинстве случаев используется график 8 часов в день (40 в неделю).

Если в раскрывающемся списке подходящего графика нет, его нужно ввести. Для этого нажмите кнопку, которая расположена справа от данного поля – в результате на экране откроется окно списка графиков, которое показано на рис. 2.34.

Рис. 2.34. Список графиков работы

В данном окне представлен перечень сформированных ранее графиков (этот перечень соответствует содержимому раскрывающегося списка поля График работы). Чтобы сформировать новый график, нажмите в данном окне кнопку со знаком «плюс». После этого программа перейдет в режим формирования графика (рис. 2.35).

Рис. 2.35. Формирование графика работы

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование графика. Рекомендуется присваивать графикам такие названия, чтобы они кратко отражали суть графика – в этом случае их будет проще идентифицировать при выборе.

После этого нужно путем установки соответствующих флажков отметить дни недели, которые по данному графику будут являться рабочими. По умолчанию рабочими днями предлагается считать все дни недели, кроме субботы и воскресения. Для каждого дня в соответствующих полях указывается дневное и ночное время.

Завершается формирования графика нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

В поле Оклад (см. рис. 2.29) с клавиатуры вводится сумма должностного оклада сотрудника, выраженная в рублях. Если к окладу полагается надбавка, то ее сумма вводится цифрами в поле Надбавки, и прописью – в поле Надбавка прописью.

Если сотрудник принимается на работу с испытательным сроком, то в поле Испытательный срок с клавиатуры вводится продолжительность испытательного срока, выраженная в месяцах. После этого автоматически заполнится поле Окончание исп. срока, в котором программа сгенерирует дату окончания испытательного срока. Отметим, что дату окончания испытательного срока можно ввести или отредактировать вручную.

В нижней части окна находится кнопка Внешние файлы (см. рис. 2.29). С ее помощью осуществляется переход в режим работы с внешними файлами, хранящимися на компьютере или в локальной сети и имеющими непосредственное отношение к данному сотруднику (эти файлы являются прикрепленными к документу). Это может быть, например, план работы на испытательный срок, фотография сотрудника, и т. д. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Файлы, прикрепленные к документу

В данном окне представлен список прикрепленных к документу файлов. При вводе кандидата это окно будет пустым. Чтобы прикрепить к документу файл, нажмите кнопку Добавить файл, которая находится слева внизу окна – в результате отобразится окно, изображенное на рис. 2.37.

Рис. 2.37. Добавление внешнего файла

В данном окне в поле Дата указывается дата добавления файла, а в поле Описание файла можно ввести его краткое описание (введенный текст впоследствии отобразится в колонке Описание файла, см. рис. 2.36). В поле Файл указывается имя файла. Для этого нужно нажать расположенную справа кнопку Выбор файла, затем в открывшемся окне указать путь к файлу, выделить его щелчком мыши и нажать кнопку Открыть.

Завершается присоединение файла нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без прикрепления файла.

Вы можете в любой момент просмотреть содержимое любого из прикрепленных к документу файлов. Для этого нужно выделить его в списке (см. рис. 2.36) щелчком мыши и нажать кнопку Просмотреть файл.

Для удаления файлов из списка используйте кнопку Удалить файл, которая находится справа внизу окна (см. рис. 2.36).

Завершается процесс приема сотрудника на работу нажатием кнопки Сохранить (см. ри. 2.29). Если над этой кнопкой установлен флажок Печатать форму Т-1, то на экране отобразится текст приказа о приеме сотрудника на работу в соответствии с законодательно утвержденной формой № Т-1 (рис. 2.38).

Рис. 2.38. Приказ о приеме сотрудника на работу по форме № Т-1