Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка» - Дмитрий Кувшинов

● знания и опыт работы не менее 3-х лет в области управления коллективом (не менее 5 человек) в подразделениях связанных со складской деятельностью

● опыт работы на ПК (уверенный пользователь)

● Знание программы 1с торговля и склад

● водительские права категории “В”, личный автомобиль

Свою работу начальник склада строит на основе:

● Правил трудового распорядка

● ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С Ж/Д ПОДВИЖНЫМ СОСТАВОМ ПЕРСОНАЛА

● Инструкции по работе с Ж/Д контейнерами персонала

● Правил обслуживания клиентов

● Правил размещения грузов

● Правил крепления грузов в транспортном средстве

● Настоящей должностной инструкции

Каждую пятницу начальник склада распределяет работников по сменам, исходя из планируемой на неделю загрузки склада. Цель:

● равномерная загрузка подъёмно-транспортного оборудования, зон приёмки и отгрузки

● вторая смена должна обеспечить комплектацию заказов для отгрузки на следующий день

В каждую смену по каждому складу начальник склада назначает одного ответственного кладовщика (старшего кладовщика). Так же по сменам назначаются товароведы. Данное распределение оформляется распоряжением начальника склада, в пятницу, до 16–00. Распоряжение доводится до всех работников на еженедельном общем собрании сотрудников склада (по окончании работы первой смены, каждую пятницу) и доводится до директора компании по электронной почте до 16–30.

Ежедневно, дважды в день (до 13–00 и до 17–00) начальник склада, на базе имеющейся у него информации от клиентов формирует предварительный план работ склада на следующие сутки. Данный план представляет собой реестр предстоящих операций на следующий день:

● Приёмок

● Отгрузок

● Комплектаций

● Инвентаризаций

План работ включает в себя так же работы по реконструкции стеллажной системы, уборке территории, перемещению продукции и другие дополнительные работы.

Для этого начальник склада с утра (либо вечером) делает обход склада (складов) и намечает работы по перемещению продукции, реконструкции стеллажной системы и пр.

Результатом планирования является предварительное распределение техники и задач по грузопереработке между кладовщиками, которое начальник склада на месте доводит до коллектива.

Для целей сокращения простоев начальник склада планирует работу подчинённых так, что бы каждый сотрудник, кроме текущих операций по приемке, комплектации и отгрузке продукции всегда имел персональные задачи, связанные с:

● Инвентаризацией продукции

● Реконструкцией стеллажной системы

● Перестановкой продукции

● Ремонтом стеллажной системы и прочего оборудования

● Уборкой территории

В случае производственной необходимости, начальник склада может организовывать сверхурочные работы или работу своих подчинённых в выходные дни. При этом своё решение начальник склада устно согласовывает с директором до начала вышеперечисленных работ с последующим оформлением распоряжения на вызов сотрудников, которое оформляется на следующий рабочий день служебной запиской.

В течение рабочей смены начальник склада осуществляет контроль за выполнением поставленных задач лично, посещая рабочие места подчинённых, а так же посредством телефонной связи.

Начальник склада отвечает за разработку и актуализацию «Правил работы с клиентами», где отражаются временные стандарты выполнения операций и порядок подачи клиентами заявок на их выполнение. «Правила работы с клиентами» согласовываются с коммерческим директором и утверждаются директором компании.

Начальник склада контролирует соблюдение временных стандартов выполнения ППР, проверяя первичные документы, заполняемые кладовщиками («карточка операции») и сверяя данные с реальным временем завершения операции и ежедневно докладывает директору компании о всех случаях грубых нарушений сроков проведения операций (посредством электронной почты, в свободной форме в 17–00 при передаче плана на следующий день).

Инциденты подразделяются на:

● Поломка оборудования

● Грубое нарушение технологии

● Воровство или пропажа материальных ценностей

● Претензии клиентов

● Другое событие, приведшее к существенным дополнительным затратам

Начальник склада при появлении любого инцидента выполняет следующие действия:

1. Немедленно ставит в известность директора и коммерческого директора (если инцидент приводит к существенным нарушениям стандартов работы, к ущербу или дополнительным затратам).

2. Регистрирует данный случай в реестре инцидентов и заполняет бланк «Инцидент» в электронном виде.

3. Проводит служебного расследование.

4. По возможности определяет причины и виновников, если виновников определить не удалось, то их определяет директор компании.

5. Выясняет размер ущерба для компании

6. Вырабатывает пути выхода из ситуации по возможности минимизируя издержки компании.

7. Разрабатывает мероприятия по недопущению подобных случаев впредь (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

8. Определяет меру наказания виновных лиц и порядок его реализации (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

9. Готовит приказ по компании о мероприятиях, мерах наказания виновных лиц в связи с каждым инцидентом (вместо приказа допускается оформлять бумажный экземпляр бланка «Инцидент», утверждает его у директора, передаёт его секретарю.

10. Контролирует выполнение запланированных мероприятий

Ежедневно, вечером начальник склада проверяет выполнение поставленных перед персоналом задач.

До 10–00 утра начальник склада формирует отчёт по работам склада за прошлый день, проверяет правильность и полноту внесения информации и анализирует его, оценивая эффективность работы персонала склада.