Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

Бриэм – еще один мой клиент, с которым мы познакомились в первой главе книги. Как и Энди, ему ближе всего стиль продуктивности, характерный для визуализаторов. Но в отличие от Энди, у Бриэма собственный бизнес и вполне контролируемый график. До нашей с ним встречи Бриэм, как и Энди, буквально транжирил свое время. Он никогда не отказывал другу или двоюродному брату друга, которому вдруг стало интересно, чем занимаются люди в компании, специализирующейся на организации специальных мероприятий. Помимо этого, Бриэм принимал участие во всех общественных начинаниях в своем городе и по первому зову мчался на помощь своим подчиненным, чтобы решить какую-нибудь проблему или уладить конфликт. В итоге он уставал, ему не хватало времени и сил на то, чтобы стратегически мыслить, и в результате он постепенно утрачивал контакт со своей командой.

После того как Бриэм набросал черновик своих R.E.A.D.Y.-целей и пересмотрел перечень задач, он увидел, что в них четко прослеживаются пять основных тем – по одной на каждый рабочий день: административные дела, работа с командой, налаживание связей и маркетинг, стратегическое планирование и, наконец, день Бриэма. И вот как он встроил их в структуру своего календаря.

Темой понедельника он объявил команду. В первый рабочий день недели Бриэм встречается с каждым ее членом по отдельности, а затем до конца дня работает в режиме открытого доступа на случай, если кому-то понадобятся его советы в работе над проектами, решении проблем или проведении мозгового штурма. Команда Бриэма уже привыкла, что по понедельникам он всегда находится у себя в офисе и готов прийти на помощь. И результаты не заставили себя ждать – не то, что в былые времена, когда отсутствие Бриэма тормозило прогресс его команды.

Вторники и четверги – дни налаживания связей и маркетинга. В эти дни Бриэм может вообще не появляться в офисе. Он завтракает, обедает и ужинает с клиентами (нынешними и потенциальными), производителями и поставщиками товаров и услуг для его бизнеса, а также принимает участие в общественных мероприятиях.

Среды посвящены административным делам и разработке стратегий. Административные обязанности, с которыми сопряжена его должность, наводят на Бриэма настоящий ужас. Поэтому он стремится разделаться с ними еще с утра, а затем в качестве компенсации за «каторжный», как он его называет, труд он посвящает вторую половину дня продумыванию стратегии компании. Бриэм – «сова», и к вечеру у него открывается второе дыхание. Разработка стратегий и широкомасштабное мышление даются ему в эти поздние часы легко, так как согласуются с его естественными биоритмами.

Пятница – день Бриэма. Он использует его для всего, что продвигает бизнес. В одни пятницы пишет, в другие – читает отраслевые журналы или устраивает мозговые штурмы. Как нетрудно догадаться, для Бриэма пятница – любимый день недели.

И у Энди, и у Бриэма налицо предпочтение продуктивного стиля визуализатора, однако реалии их рабочей среды требуют от них планировать свои тематические дни по-разному.

А как быть, если у вас одинаково сильно выражена склонность к двум различным стилям продуктивности? Тогда сочетайте разные стратегии и подстраивайте их под себя. У меня лично доминирует стиль плановика, но за ним с небольшим отставанием следует организатор. Поэтому при составлении графика я комбинирую выделение временных отрезков под определенные виды деятельности с планированием тематических дней и выполнением своих обязательств перед семьей. Так я получаю возможность жить сообразно своему ритму и поддерживать гармонию у себя в голове, сердце и душе. Мне часто приходится ездить в командировки, но я дала себе слово никогда не проводить вдали от дома больше трех ночей подряд. Мой календарь выстраивается в строгом соответствии с этим принципом, так что, принимая деловое предложение и планируя поездки, я всегда держу перед глазами визуальное напоминание о данном мной обете.

Помимо этого, у меня в графике четко обозначен и конец рабочего дня – 17:00. Неужели я действительно каждый день заканчиваю работу ровно в пять? (Не совсем.) Неужели мне никогда не приходится трудиться по ночам и на рассвете? (Иногда приходится.) Обычно мне все же удается соблюдать это общее правило, и я уверена, что такая жесткая политика – наступил конец рабочего дня, и точка! – позитивно сказывается как на продуктивности человека, так и на его психическом здоровье. Если работа по ночам или в ранние утренние часы становится для вас нормой, резко возрастает вероятность того, что от этого начнет страдать ваша эффективность и, как следствие, – ваше здоровье и личная жизнь.

Я также рекомендую отказаться от практики расписывать буквально каждую минуту своего дня и предусматривать все возможные встречи и виды деятельности. Лучше вводить в график буферные зоны – такие отрезки времени, на которые ничто не запланировано и которые можно использовать для решения непредвиденных проблем, задач и ситуаций. Или для того, чтобы поразмышлять или порефлексировать. График, в котором не предусмотрены буферные зоны, – это своеобразное приглашение форс-мажорным обстоятельствам оккупировать ваш день и основательно испортить его.

Мои понедельники и пятницы зарезервированы под административную работу. Ранние утренние часы, когда еще царят тишина и спокойствие, у меня забронированы под работу над книгами, статьями и составлением программ лекций и семинаров. Я – «жаворонок» и люблю эту часть дня. Тогда у меня мозги свежие, чистые и наиболее креативные. Вторники, среды и четверги я посвящаю работе с клиентами и поиску потенциальных. Но в каждом из этих дней я выделяю по несколько часов для выполнения задач, связанных с темой дня.

Можно ли сказать, что моя календарная система работает безотказно? Конечно, нет. Люди слишком разные, а жизнь слишком сложная, чтобы не вносить свои коррективы. Тем не менее моя система удерживает меня в нужной колее и помогает оставаться сфокусированной на своих целях. При этом я непрерывно вношу в нее небольшие поправки, которые позволяют мне продолжать совершенствоваться в деле инвестирования времени.

Пересмотрите свои временные затраты так, чтобы ваш календарь верно отражал ваши задачи и приоритеты. Используйте свой стиль продуктивности, чтобы определить, как лучше переориентировать свою инвестиционную политику в области времени на достижение поставленных целей. Сделайте так, чтобы график работал на вас, а не против вас. Помните: вы не можете повернуть время вспять, а потому убедитесь, что инвестируете его с наибольшей выгодой для себя.

Президент сети кофеен Starbucks Мишель Гасс ежедневно встает в 4:30, чтобы успеть совершить утреннюю пробежку. Председатель компании Avon Андреа Джанг просыпается в 5:00. Редактор журнала Vogue Анна Винтур каждый день в 6:00 приходит на теннисный корт, чтобы размяться перед работой. Для всех этих женщин раннее пробуждение и начало дня – ключевой инструмент повышения своей продуктивности и эффективности на весь день.

Тим Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю», относится к инвестиции времени по-другому. Он утверждает, что существуют «два синергетических подхода, способствующих повышению продуктивности. Первый – ограничивать количество задач, оставляя только самые важные, чтобы сократить рабочее время. Второй – сокращать рабочее время, чтобы ограничить количество задач исключительно самыми важными».