Основы проектного менеджмента. Классическое руководство - Джозеф Хигнии

Рис. 7.1. Схема ИСР по уборке комнаты

Для того чтобы пропылесосить комнату, нужно достать пылесос из кладовки, присоединить шланг, вставить штепсель в розетку, перемещать пылесос по комнате, выбросить пыль из мешка, а потом убрать пылесос обратно в кладовку. Это еще более мелкие задачи по отношению к субзадаче «пропылесосить». На рисунке 7.1 показано, как это может быть отображено в формате ИСР.

Обратите внимание, что когда мы составляем иерархическую структуру работ, то не очень заботимся об их последовательности. Она будет определена при разработке расписания. Хотя, скорее всего, уже при создании ИСР вы начнете думать последовательно, так как это заложено в человеческой природе. Главная же идея ИСР – охватить все задачи. Так что, если вы или члены вашей команды на этапе ИСР начнут задумываться о порядке проведения работ, особо не огорчайтесь, но и не зацикливайтесь на последовательности осуществления работ, иначе вы просто замедлите процесс идентификации задач.

Типичная ИСР имеет от трех до шести уровней (рис. 7.2). Конечно, бывают проекты и с большим количеством уровней иерархичности работ. Обычно пределом считается 20 уровней. Но это относится только к очень крупным проектам. Обратите внимание, что уровень 1 называется программным. Разница между программой и проектом только в одном уровне.

Рис. 7.2. Уровни иерархической структуры проекта

Примером программы является создание самолета; ИСР для нее показана на рис. 7.3. Обратите внимание, что конструирование и строительство двигателя, крыльев и авионики представляют собой отдельные проекты. Задача руководителя программы – правильная интеграция отдельных проектов. Двигатель крепится к крылу, так что в ИСР по двигателю будет обозначен такой элемент, как «Разработка на крыле системы крепежа двигателя», а в ИСР по крылу – «Разработка на двигателе системы крепежа к крылу». Если эти элементы работ не будут правильно скоординированы, то крепежи двигателя не подойдут к крепежам крыла. Такая работа по координации называется системной интеграцией.

Рис. 7.3. Компоненты ИСР

Один очень важный вопрос при разработке ИСР заключается в следующем: «До какой степени можно «измельчать» работы»? Общий принцип состоит в том, чтобы разбивать (декомпозировать) работы по проекту до такой степени, до какой можете определить их срок и стоимость с желаемой точностью; или до такой степени, когда работа станет занимать минимальный отрезок времени, с которым вы планируете составлять ее расписание. Если это расписание до ближайшего дня, разбейте работу на такие порции, в которых выполнение очередных задач занимает примерно день; если до ближайшего часа, то продолжительность выполнения задачи должна составлять около часа.

Помните, что люди, которые будут выполнять данную работу, должны участвовать в ее планировании? Это правило действует и здесь. Обычно ядро команды идентифицирует компоненты ИСР высшего уровня; затем они уточняются другими членами команды и интегрируются в целостную иерархическую структуру работ.

Важное замечание: ИСР должна быть разработана до расписания проекта. Иерархическая структура работ связывает проект в одно целое. Она позволяет руководителю проекта распределить ресурсы, определить сроки и стоимость проекта и показывает его содержание в графической форме. Позже, на этапе мониторинга исполнения проекта, работа может быть идентифицирована в соответствующей части ИСР.

Существует по крайней мере одно программное обеспечение, которое называется «Эксперт по суперпроектам» (SuperProject Expert™), которое сразу компонует и распечатывает ИСР после того, как заложены данные о расписании проекта. Это неплохая программа, тем более что она сразу «выдает» привлекательную картинку ИСР. Однако, прежде чем ее запускать, нужно составить хотя бы приблизительный рисунок ИСР, потому что до тех пор, пока каждый член команды не согласится, что идентифицированы все задачи, любое расписание будет обманчивым. Нет уверенности в том, что главный путь исполнения проекта, намеченный на основании частичного расписания, совпадет с тем, который определен на основе полной гармонограммы проекта.

При разработке ИСР используются разные методы. В идеале следует идти сверху вниз, придерживаясь правильной формулировки проблемы и определения миссии проекта. Однако, как уже отмечалось, наш ум не всегда работает так последовательно. Разрабатывая ИСР, вы можете обнаружить, что этот процесс позволяет лучше понять само содержание работ по проекту. Вот почему я не занимаю жесткую позицию в отношении заведенного порядка. Вы можете поступать так, как вам удобнее.

ИСР не должна быть симметричной, то есть все ее направления не обязательно должны быть разбиты, например, до шестого уровня. Поскольку правилом является декомпозиция работ до того уровня, на котором вы добиваетесь желаемой точности оценки сроков и стоимости, одно направление ИСР может иметь шесть уровней, а другое, например, три.

Использование иср

Итак, иерархическая структура работ хорошо отражает их содержание. Если вы когда-либо устно сообщали кому-то оценку стоимости исполнения проекта и сроков и видели испуганное выражение лица собеседника, то понимаете, что он представлял себе это гораздо скромнее. Когда вы показываете ИСР, большинству становится понятно, почему проект стоит так дорого. Однако в своей жизни я сталкивался с членами команды по планированию проекта, которые сами были ошеломлены сложностью и объемом готовой ИСР. Если это производит впечатление даже на профессионалов, подумайте о возможной реакции людей со стороны.

Важной функцией ИСР является распределение ответственности за решение тех или иных задач. Каждая намеченная к выполнению задача должна быть поручена конкретному исполнителю, который несет ответственность за ее решение. Форма распределения ответственности показана в табл. 7.1.

Таблица 7.1. Схема распределения задач

После того как работа по проекту разбита на компоненты, можно оценивать продолжительность каждого из них. Как это сделать? Предположим, я спрошу вас, сколько понадобится времени, чтобы рассортировать стандартную колоду карт по мастям и старшинству каждой карты. Что вы ответите?