Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота - Тим Райхель

✓ Что бы ты хотел сделать?

Шаг 2: Назначь ближайший срок исполнения для твоей задачи!

✓ Когда задача должна быть выполнена?

Шаг 3: Обеспечь обязательность исполнения!

✓ Каковы последствия нарушения срока исполнения?

С помощью третьего шага ты оказываешь давление на самого себя и тем самым придаешь весомость выполнению работы в срок. На этом этапе обрати внимание на разумность и обоснованность, чтобы, с одной стороны, ты не подвергался сильному стрессу, а с другой – не относился к работе слишком небрежно.

Кроме этого, может быть полезной установка квазисроков. Например, начни выполнять задачу за 15 минут до назначенного разговора по телефону или за полчаса до окончания рабочего дня. Так ты будешь вынужден закончить начатое в отведенное время, потому что в противном случае нарушишь другие сроки и пропустишь встречи.

 Пример

Дедлайны полезны: они мотивируют работать с максимальной отдачей, однако только в том случае, если ты используешь их правильно. Важно, чтобы они заставляли двигаться, но не были непосильными для тебя. С помощью обязательных дедлайнов в ближайшем будущем ты можешь значительно повысить свою производительность.

Важно назначать точные сроки исполнения для всех задач и придерживаться их.

Пример 1 (короткие, близкие сроки):

✓ «Сегодня в 16:00 моя новая презентация будет готова!»

✓ «Завтра в 18:00 я отправлю письмо!»

✓ «В пятницу в 10:00 у меня следующий визит к врачу!»

Для дедлайнов, намеченных на отдаленное будущее, ты разбиваешь основную цель на промежуточные шаги и устанавливаешь для себя мини-дедлайны для их исполнения. Это будет медленно и комфортно приближать тебя к большой цели без стресса и потери мотивации.

Пример 2 (длительные, отдаленные сроки исполнения):

✓ Дедлайн отдаленный: представление отчета о проекте через два месяца.

✓ Мини-дедлайны: ты распределяешь главы, которые нужно написать, на восемь недель и для каждой устанавливаешь крайний срок:

Неделя 1: Глава 1

Неделя 2: Глава 2

Неделя 3: Глава 3

…

Чтобы мини-дедлайн оказывал достаточное давление, ты можешь каждую неделю встречаться с руководителем или коллегой и обсуждать проделанную тобой работу.

 Задание

Используй закон Паркинсона и установи крайний срок для каждой из своих текущих задач – и придерживайся его!

 Одно предложение

С помощью техники тайм-боксинга ты определяешь временные рамки для выполнения одной или нескольких задач и сосредоточенно работаешь над этими тайм-боксами.

 Как это работает

Методика «тайм-боксинг» изначально возникла в управлении проектами и использовалась для разделения сложных задач на фиксированные блоки времени. Такое разделение делает структуру задач четкой и в то же время позволяет избежать излишнего перфекционизма. Кроме того, временные рамки способствуют быстрому и последовательному выполнению задачи. Чтобы ощутить преимущества этой техники в полной мере, следует ориентироваться на более мелкие, чем на слишком крупные блоки времени (тайм-боксы). Короткое время обработки не только оказывает существенное влияние на то, сколько времени нам требуется для выполнения задачи, но также определяет, когда мы подойдем к ее завершению. В этом как раз и есть суть так называемого правила Эдвардса. Оно гласит:

✓ Усилия, затрачиваемые на выполнение задачи, возрастают обратно пропорционально оставшемуся времени.

Или на понятном языке: чем меньше времени у тебя есть на задачу, тем усерднее ты работаешь. Однако если в наличии имеется много времени до дедлайна, ты будешь работать над задачей с минимальными усилиями. Если такое поведение кажется тебе знакомым, и ты узнаешь в нем себя, будь уверен – ты не одинок. Почти все люди следуют правилу Эдвардса, если изначально не предпринимают сознательных действий для продуктивной работы над задачей.

Потому что твоя ситуация пока комфортна и нет никаких оснований проявлять активность.

Только по прошествии некоторого времени ты медленно начинаешь подготовку и неторопливо приступаешь к своей задаче. Но как только приближается крайний срок и давление возрастает, ты закатываешь рукава и начинаешь продуктивно работать. По мере приближения дедлайна твоя решимость и вовлеченность растут. С помощью метода тайм-боксинга ты сознательно вызываешь это состояние и можешь целенаправленно использовать его в повседневной жизни.

Тайм-боксинг может быть организован двумя способами: с ориентацией на время или на задачу. При использовании тайм-боксинга, ориентированного на время, ты распределяешь определенные блоки времени на весь день и работаешь над своими задачами с помощью этой структуры. Например, ты можешь разбить свой день на 30-минутные или 60-минутные блоки. Они могут быть и меньше: если ты сталкиваешься с большим количеством задач и должен быстро реагировать, также подойдут 15-минутные или даже 5-минутные блоки, в зависимости от текущей ситуации. Тайм-боксинг, ориентированный на задачу, работает немного иначе. Используя его, ты сначала определяешь свои задачи и подходящие временные блоки, в течение которых ты планируешь выполнить каждую из этих задач: задача 1–30 минут, задача 2–15 минут, задача 3–20 минут и т. д. Это сделает структуру дня более вариативной и неравномерной, но более подходящей для индивидуального характера твоих задач. Оба варианта тайм-боксинга прекрасно работают и улучшают производительность.

Однако тайм-боксинг требует определенной чуткости. Если неправильно выбрать единицу времени, существует риск, что ты либо будешь работать неэффективно, либо будешь в стрессе пытаться уложиться в отведенное для задачи время. Поэтому пробуй разные временные блоки, пока не найдешь их оптимальную продолжительность. Если ты находишься в потоке – высокопродуктивном состоянии – тайм-боксинг может действовать как тормоз и помешать твоему порыву. В этом случае лучшим решением было бы продолжение работы за пределами блока времени.