Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы - Ренат Шагабутдинов

В результате долгой переписки тема письма может стать такой: «RE: RE: RE: RE: RE: FW: FW: RE: FW: Отчет по продажам».

При этом суть обсуждения уже изменилась и речь идет не о первоначальном вопросе.

В таких случаях меняйте тему на актуальную, даже если продолжаете старую переписку, – адресатам будет проще понять, о чем речь.

Если у вас в почте накопилось очень много писем, начинайте с тех, где вопросы «стоят дороже всего» с точки зрения вашего бизнеса.

Это могут быть письма:

• от крупных клиентов;

• связанные с большими потенциальными выгодами;

• или потенциальными потерями вашего бизнеса.

Советский психолог Блюма Зейгарник – одна из основательниц психологического факультета МГУ – сделала в своей известной дипломной работе следующее открытие: незавершенные дела запоминаются гораздо лучше завершенных.

Как не получится не думать о желтом пингвине, если вас попросят о нем не думать, так и невозможно не обращать внимания на иконку, оповещающую о новом письме в Outlook, или на изменившийся заголовок в браузере. Даже если вы не будете открывать и читать письмо, все равно прерветесь и потеряете концентрацию на текущей задаче.

В книге The Organized Mind Дэниела Левитина описывается эксперимент, показывающий, что один лишь взгляд в почтовую программу, в которой есть новые непрочитанные сообщения, в среднем на 10 баллов снижает результат последующего теста на IQ.

Именно поэтому проверка почты должна быть отдельной задачей, которая производится несколько раз в день. (Глеб Архангельский рекомендует проверять почту два – четыре раза в день, другие авторы – от четырех до шести раз. Наш личный опыт: ближе к шести сеансам в день. Ваш показатель будет зависеть от того, насколько срочно вам нужно отвечать на письма и какова значимость электронной почты в вашей деятельности. Если вы, например, PR-менеджер, то вам придется проверять почту гораздо чаще. Но это не значит, что нужно работать с ней в онлайн-режиме.)

Существенный минус веб-интерфейсов – у них меньше возможностей по сравнению с почтовыми клиентами (нет автозамены, правил автоматической обработки писем, условного форматирования – оформления писем в соответствии с их темой, отправителем или содержанием, возможности проводить автоматические массовые рассылки с разными параметрами).

Отличное дополнение к предыдущему бизнесхаку от Романа Рыбальченко, основателя проекта Roma.net.ua

Воспользуйтесь сервисом для Gmail, который подгружает входящие письма три раза в день: https://www.batchedinbox.com.

Вы будете меньше отвлекаться, испытывать меньше стресса и более продуктивно обрабатывать почту.

Сервис Unroll.Me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.

Кроме того, у вас появится возможность настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.

Сервис можно найти по адресу https://unroll.me.

Сервис FollowUp.cc позволяет получать напоминания о письмах, на которые вам не ответили.

Он очень удобен: при отправке письма вам достаточно поставить в скрытую копию адрес [email protected], и через пять дней (конечно, вы можете настроить любой удобный интервал и даже сделать повторяющееся напоминание, если вам нужно выходить на связь с каким-то человеком периодически) вам придет напоминание с копией вашего письма. Если вы поставите такой адрес в обычную копию – напоминание придет и вашему адресату.

Сервис можно найти по адресу https://followup.cc.

Рекомендация от Елены Рябикиной, кудесницы мероприятий.

Есть отличный сервис Google Inbox. Он присылает те же самые уведомления и намного удобнее в использовании – не нужно уходить на сторонний сервис, родной интерфейс Google Почты. Одни удовольствия.

Адрес сервиса https://inbox.google.com.

Добавим, что в новый интерфейс вы можете попасть прямо из своей почты по ссылке в правом нижнем углу.

Среди преимуществ Inbox:

• отложенная отправка;

• удобная группировка писем, покупок, оповещений;

• напоминания;

• дайджесты из рассылок.

В Outlook вы можете настроить несколько подписей, сделать одну из них подписью по умолчанию, а другую (другие) использовать в отдельных случаях. Между ними можно моментально переключаться.

Например, это могут быть подписи на разных языках (на русском для внутренней переписки и на английском для переписки с иностранными партнерами) или подписи для аудиторий/сегментов (например, подпись для учеников и слушателей, подпись для коллег и подпись для потенциальных слушателей).

Настроить подписи в Outlook можно так: Файл → Параметры → Почта → Подписи.

Кстати, чтобы научиться навыкам деловой переписки на английском, прочитайте отличную книгу Kind Regards[41], вышедшую в издательстве «Альпина Паблишер».

У почтовых ящиков Gmail есть ограничения по объему дискового пространства. Это самое пространство может быстро закончиться из-за нескольких десятков-сотен ненужных или неактуальных писем с большими вложениями.