Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле

У такого подхода есть ряд преимуществ. Когда на вас сваливается рутинная работа, которой вы не можете избежать, во-первых, не надо ругаться, страдать и переживать – просто откройте свой ежедневник и занесите эту работу в «пакет ДД». Уже одно это позволит вам почувствовать себя намного лучше. Во-вторых, вы сможете временно выбросить мысли о неприятном деле из головы, поскольку знаете, что сделаете эту работу в свое время. В-третьих, когда начнете расправляться с «ДД-пакетами», относитесь к этой работе как к своего рода «расчистке». Ваш мозг переключится в определенный режим, и вы справитесь с рутинной работой гораздо эффективнее. Чем заниматься ДД понемногу каждый день, гораздо быстрее разгребать их все разом, за один заход. Тогда мелкие, но неприятные дела не будут накапливаться и мешать более важной работе. В-четвертых, когда вы выполняете сразу целый пакет ДД за раз, у вас возникает ощущение, будто вы сделали генеральную уборку, и наступает чувство невероятного облегчения. Разумеется, то же самое верно и в отношении пакетной обработки электронной почты.

• Пакетная обработка работы, которую вы берете на дом

Предположим, что вам удалось высвободить массу времени благодаря разрушению четырех оков мозга, которые тормозили вашу интеллектуальную продуктивность. Но все равно после целого дня в офисе вам приходится работать еще и дома. В таком случае отводите под работу, которую берете на дом, специальное время, и делайте ее всю одним блоком. Постоянной подключенностью дома вы портите семейную жизнь и подаете плохой пример своим детям. Если они находятся в подростковом возрасте, перечитайте главу о гиперподключенности подростков и подумайте, как вы можете помочь им избежать этой зависимости и сопряженных с ней проблем. Покажите им правильный пример: выделите под рабочие дела строго определенное время, а не находитесь все время в состоянии частичного присутствия-отсутствия. Попросите домочадцев не беспокоить вас в это время. А когда разделаетесь с делами, полностью отключитесь от работы и посвятите все свободное время полноценному общению с семьей.

Если дома вы постоянно находитесь на связи и решаете рабочие вопросы, значит, вы – образец низкоэффективного работника умственного труда (см. главу об электронной почте во второй части книги). Кроме того, тем самым вы показываете, что семья для вас менее важна, чем все, что происходит в вашем телефоне, а это самый ужасный вид фаббинга (то есть оскорбительного поведения, когда во время общения вы уделяете больше внимания своему телефону, чем другому человеку). Очень скоро вся ваша семья последует вашему примеру и начнет уходить в виртуальный мир чаще, чем взаимодействовать с реальным. И помните: когда речь идет о развитии детей и ваших отношений с ними, почтальон никогда не звонит дважды.

Отводите в своем ежедневнике блоки времени под пакетную обработку

Разумеется, под такие пакеты задач необходимо заранее отводить время в своем ежедневнике. Скорее всего, вы пользуетесь внутрикорпоративной сетевой программой-календарем, где каждый может запланировать с вами встречу на любое время и нарушить ваши планы по пакетной обработке. Чтобы этого не произошло, называйте работу над пакетами задач «встречами», и планируйте для них отрезки времени на весь оставшийся год. Многие мои клиенты называют их встречами «ССС» – «совещаниями с самим собой». Один менеджер по управлению качеством называл их «КПВ» – «качественным персональным временем». Кто-то использует шифровку «ВП» – «время подумать», а один топ-менеджер, о котором я упоминал выше, называл их «встречами с ДД».

Многие профессионалы и даже топ-менеджеры жалуются мне, что условия работы и культура в их компаниях не позволяют уменьшить многозадачность. Как правило, это, мягко говоря, полный вздор. Действительно, некоторая многозадачность неизбежна, это часть вашей работы. Однако в большинстве случаев многозадачность не так уж необходима и неизбежна, от нее можно избавиться благодаря самодисциплине, методу пакетной обработки и творческому подходу к работе.

Топ-менеджер одной международной компании пытался реализовать на практике рекомендацию выполнять важную интеллектуальную работу с утра, до чтения электронной почты. В это время его голова не забита текущими вопросами и он может сосредоточиться на важных делах. Поскольку этот топ-менеджер не мог игнорировать электронные письма от генерального и финансового директоров, он решил пометить их послания красным цветом. Однако когда он заходил в почту, чтобы прочитать их, то не мог удержаться от чтения других сообщений. В конце концов он решил эту проблему, задействовав функцию сортировки входящих сообщений. Теперь компьютер автоматически перемещал все входящие письма, за исключением писем от генерального и финансового директоров, в папку «Входящие-2». Теперь, открывая утром почту, топ-менеджер сразу видел только сообщения от руководства. Быстрая проверка этих писем по принципу Эйзенхауэра позволяла решить, какие из них требовали срочного ответа, а какие можно было отложить на несколько часов и обработать вместе с другими посланиями. Таким образом, этот человек успешно перешел на метод пакетной обработки электронной почты.

Я искренне надеюсь, что все написанное мной о важности регулярных перерывов для вашей интеллектуальной продуктивности было достаточно аргументированным. Хочу верить, что убедил вас включить систематические перерывы в свое рабочее расписание.

Полноценные длинные перерывы между задачами важны по нескольким причинам. Во-первых, они позволяют нашему архивирующему мозгу упорядочить и сохранить в памяти информацию о предыдущей задаче и подготовиться к новой. Во-вторых, во время перерывов восстанавливаются энергетические запасы мозга. В-третьих, самое главное, такой отдых нужен, чтобы мозг осуществил трудоемкую процедуру переключения контекстов. Отдых абсолютно необходим, если задачи относятся к разным областям – особенно если вам нужно переключиться с размышлений о людях на размышления о вещах. Не проводите две встречи подряд без полноценного перерыва между ними. И ни в коем случае не заполняйте этот перерыв проверкой электронной почты. Никогда не планируйте непрерывную череду встреч или совещаний. Объясняйте своему руководителю, организатору встречи, другим ее участникам или членам вашей команды, почему этого делать нельзя.

В-четвертых, регулярные перерывы очень полезны для здоровья, особенно если вы встаете из-за рабочего стола и двигаетесь. Так что эти промежутки отдыха – не потеря времени, а «инвестиция» в улучшение вашей умственной работоспособности и здоровья.

Если вы не привыкли делать перерывы, возможно, вам придется прибегнуть к некоторым хитростям: например, включить перерывы в свой электронный ежедневник и поставить звуковое уведомление. Если у вас запланированы одна за другой две встречи, установите таймер, чтобы завершить первые переговоры вовремя и успеть отдохнуть перед следующими.

Очень эффективный способ – найти коллегу, готового присоединиться к вашему методу работы. Тогда вы будете напоминать друг другу об обязательных перерывах.

Есть еще один необычный способ, который я обнаружил, – использовать курильщиков. Никотиновая зависимость заставляет курильщиков делать регулярные перерывы. Это единственный плюс вредной привычки. Некурящие (надеюсь, вы относитесь к этой категории разумных людей) могут обратить это себе на пользу, попросив курящих коллег каждый раз звать их с собой на перерыв (но, разумеется, не курить вместе с ними).