Личная эффективность: думать долгосрочно и действовать точно - Альберт Сафин

То есть любое совещание в итоге должно иметь конкретное решение по конкретному вопросу или вопросам. Это решение принимается и подтверждается всеми участниками, фиксируется и становится обязательным для всего коллектива.

Обсуждать тему собрания можно и нужно заранее. Этому очень помогает предварительное информирование сотрудников о повестке будущего собрания. Предложите им обдумать и обсудить её между собой или внутри каждого отдела.

На самом же собрании вашей задачей будет фиксация внимания участников на главном – на конечном результате встречи, то есть на принятии решения.

Открывая собрание, скажите:

– Коллеги, сегодня на повестке такой-то вопрос. Все ли согласны с тем, что это то, на чём нам нужно сосредоточиться? К какому решению мы должны прийти? У нас тридцать минут, и по истечении этого времени мы запишем наше общее решение.

Обратите внимание: собрание пройдет намного эффективнее, если все его участники будут единодушны. То есть если все согласятся, что тема совещания действительно самая важная и что нужно принять по ней определённое решение.

Включите эти вопросы в предварительную информацию. Дайте время людям подумать над важностью темы и над необходимостью решения. Если будут несогласные, они, скорее всего, поделятся с вами своими возражениями. В этом случае у вас будет возможность переубедить их заранее, чтобы избежать споров на совещании.

В процессе обсуждения на собрании постоянно следите за его ходом. Если участники отвлекаются и увлекаются посторонними, хоть и рабочими, вопросами, твёрдо возвращайте их к ключевой задаче.

– Мне очень импонирует то, что говорит Дмитрий, но эту проблему мы обсудим отдельно. Сейчас у нас другой вопрос, вернёмся к нему.

Направляя вектор внимания всех присутствующих к одной точке, одной главной цели, вы умножаете энергию решения на количество человек.

Важно иметь в виду также следующее: когда решение принято собранием, необходимо сразу же

• зафиксировать (записать) его,

• составить план реализации,

• назначить ответственных / исполнителей,

• определить сроки и назначить следующую встречу по этому вопросу.

Без этого решение останется лишь на бумаге, и, возможно, так и не будет выполнено.

Вот такой несложный, но очень действенный манёвр.

Если у вас пока не получается проводить собрания в таком стиле – тренируйтесь! Тренируйте свою способность управлять и своим фокусом внимания, и фокусом внимания своих коллег.

Где внимание – там энергия!

Из урока вы узнаете:

– В чём ценность ежемесячных собраний и проговаривания результатов компании.

– Как успехи компании влияют на эффективность и сплочённость коллектива.

– Почему специалисту важно знать о достижениях компании, в которой он работает.

– Как построить систему информирования сотрудников об успехах компании.

Поведение человека зависит не от реального положения вещей, а от его представления о реальном положении вещей.

Создайте в головах ваших сотрудников представление о победах и успехах вашей компании – и люди будут работать и вести себя в соответствии с этой картиной.

Ни в коем случае не призываю вас придумывать и фальсифицировать что бы то ни было! Но я точно знаю, что у каждой компании есть поводы для гордости, есть успехи – малые или крупные, – в данном случае не имеет значения. Имеет значение то, как вы их преподнесёте.

Вообще, держите ли вы ваш коллектив в курсе положительных моментов, происходящих в вашем рабочем пространстве? Или это отражается только в закрытой статистике, которую вы храните в ящиках своего стола и в своём компьютере?

Если у вас второй вариант, то пора вам стать мудрым руководителем и дать своим коллегам повод гордиться тем, что они здесь работают.

Информирование об успехах компании – ещё один инструмент нематериальной мотивации работников. Вы и сами знаете, что любая новость о хотя бы небольшом успехе вызывает положительную эмоцию у человека. И с каждой следующей хорошей новостью эмоциональный фон будет укрепляться, а люди будут испытывать чувство гордости за весь коллектив и за общие достижения.

Важно ли это? Да! Лояльность сотрудников не менее важна, чем лояльность клиентов. И над этим нужно работать.

Начните со следующего: выделите себе время подумать, проанализировать и составить перечень положительных моментов за последнее время. Поищите такие события в вашей рабочей жизни. Подойдёт любой позитив, который имеет отношение к вашей компании.

Выиграли выгодный тендер? Порадуйте сотрудников этой новостью.

Получили сертификат на новый товар? Пусть все об этом знают.

Клиент прислал положительный отзыв о вашей работе? Это будет приятно всем.

У проблемного заказчика наконец-то стал расти трафик? Это общая победа.

А ещё может быть:

– приход нового сотрудника;

– обновление мебели в офисе;

– благодарность от партнёров;

– прирост группы в соцсети;

– победа, одержанная кем-то из коллег в состязании по, скажем, катанию на роликах;

– возвращение бывшего клиента;

– договор с новым поставщиком;

– получение вашим стажёром диплома о высшем образовании;

И так далее.

Кстати, хочу напомнить, что положительные отзывы от клиентов нужно непременно собирать. После каждого сданного заказа просите обратную связь от заказчика в письменном виде по электронной почте, в виде официального документа или видео отзыва. Даже отзыв просто в телефонном разговоре вы можете записать и сохранить в свою копилку.

В конце концов, именно к этому стремится любая компания и любой специалист – к тому, чтобы клиент остался доволен и сказал об этом. Высокая оценка от клиента – это лучшая похвала проделанной работе.

Итак, у вас набрался список хороших новостей. Теперь решите, каким образом вы будете информировать своих сотрудников обо всех этих приятностях.

Отличная идея – делать еженедельную или ежемесячную почтовую рассылку по внутренним корпоративным адресам. Включайте в неё фото и видео, оформите привлекательно и жизнерадостно. Вы можете заказать фрилансеру создание шаблона рассылки, и вам останется только наполнять ее содержанием.

Другой вариант – инфо-листок на доске объявлений, где вывешивается важная внутренняя информация.

А в дополнение к первому или второму способу – обязательное проговаривание успехов на еженедельных или ежемесячных собраниях.