Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию - Дэвид Хорсагер

• Найдите наставника. Возможно, у вас есть друг, который хорошо научился планировать свой день, или коллега, который особенно преуспел в решении стоящей перед вами задачи. Попросите их о помощи. Я убедился на практике, что люди радуются, а не обижаются, когда к ним обращаются с такими просьбами.

• Занимайтесь самообразованием. Человек может научиться очень многому без специальных занятий, уделяя этому всего по нескольку минут в день. Найдите хорошее руководство по саморазвитию в необходимом вам вопросе и следуйте его указаниям.

Если вы научитесь делать что-то вдвое быстрее, то сможете завершить в единицу времени вдвое больше дел. Так что осваивайте новые навыки, и вскоре вы обнаружите, что тем самым вы дарите себе несколько дополнительных часов в неделю.

Прекрасный способ избежать ошибок и ускорить организационный процесс при планировании любых мероприятий – диаграмма связей, или интеллект-карта. Это метод фиксации свободного потока мыслей и их творческой организации, как, например, в рамках мозгового штурма. Но он может быть эффективно использован и в индивидуальном порядке. Это не просто перечисление мыслей на бумаге. Метод позволяет вам фиксировать свои мысли, стоящие перед вами задачи и пути их решения в тесной взаимосвязи всех составляющих. Интеллект-карта помогла мне сократить время работы над этой книгой примерно на треть. Освойте это метод, чтобы существенно сокращать время планирования и подготовки решений и действий.

Выше приведено изображение диаграммы связей, подготовленной мною в связи с написанием этой книги. Ниже я перечислю шаги, с которых вы можете начать освоение и использование этого метода.

• Начинайте составление интеллект-карты с середины листа. Запишите на бумаге вопрос или задачу и обведите их.

• Изобразите «ветки» проблемы. Сформулировав основную проблему, отведите от нее несколько тематических «веток», в которых должны быть обозначены основные направления решения вопроса. Простой пример: если вы выбираете ресторан для ужина, в «ветках» могут разместиться сведения о ценах, расположении, отзывы и время ожидания заказа.

• Старайтесь писать кратко. Поскольку вам необходимо отразить в интеллект-карте ваши мысли как можно более быстро и сжато, лучше всего записывать их очень краткими фразами или отдельными словами. Можно использовать и сокращения. Только при этом вы должны четко помнить, что они означают.

• Не ограничивайте число связей в диаграмме. Обычно в интеллект-картах отображаются центральная идея и отходящие от нее «ветки». Однако и у «веток» могут быть дополнительные связи.

• Активно используйте не только слова, но и изображения. Не бойтесь применять рисунки, цветовые гаммы, наброски и другие средства, которые сделают ее нагляднее. Главное – следовать за своей мыслью, а не придерживаться установленных правил.

• Переходите от простого к сложному. Представьте себе, что вы хотите написать статью о лидерстве в коллективе. Но это очень большая тема. Ваша первая интеллект-карта при решении задачи может касаться вопросов целостности человеческой личности, стратегического мышления и смелости. Вы можете развить одну из «веток» первой карты и составить интеллект-карту для работы над проблемой целостности человека, которая будет иметь «ветки» его ответственности, силы характера, последовательности и т. д. Можно и дальше развивать каждую из этих характеристик, которые в конце концов войдут в вашу статью под названием «Целостность личности руководителя».

Самые затратные по времени мероприятия в бизнесе связаны с устранением последствий критических ситуаций, которые можно предусмотреть. Поломки компьютеров – первое, что приходит в голову. Ноутбуки и планшеты очень нужны нам для работы, но, к сожалению, предсказуемо ненадежны.

Эти советы помогут вам избежать серьезных проблем, если вы уроните ноутбук или полетит жесткий диск на компьютере.

• Дублируйте важнейшую информацию. Постарайтесь хранить важную информацию на стационарных носителях. Иначе не исключено, что накопленные за несколько месяцев сведения о вашей клиентской базе могут исчезнуть в мгновение ока из-за технической неполадки.

• Регулярно обновляйте файлы с информацией. Есть несколько программ, которые позволяют регулярно пересохранять и обновлять рабочую информацию. Можно делать это ежедневно, раз в неделю или раз в месяц. Вашего участия не требуется, все происходит автоматически. Есть даже сайты, предоставляющие такие услуги.

• Храните информацию в отдельном месте. Если вы дублируете данные на жестком диске, то лучше хранить его вне офиса или дома. Так вы избежите утраты информации в случае пожара, затопления, кражи или другого несчастного случая. Для помощи в защите своей информации вы можете обратиться в специализированные компании.

Процесс сохранения информации может занять несколько минут, но сэкономит много времени и нервов, если что-то произойдет с жестким диском. Если в вашей компании есть человек, отвечающий за проблемы безопасности информации, стоит обратиться к нему за советом по поводу того, что можно предпринять для более надежного ее хранения.

Бумажные досье ужасно неэффективны. Они тяжелы, дороги, их трудно хранить. Гораздо лучше рабочее место и офис без бумаг. Лично я пока не перестроился, но у меня есть друзья и партнеры, которые уже добились этого. И я двигаюсь в этом направлении. Отличная экономия пространства и времени!